Webshop logisztika: működése, folyamata, költségei

  Amikor egy webáruházra gondolunk, elsősorban az online felület jelenik meg előttünk, annak vevőbaráttá formált arculatával, kedvező ajánlataival, a vásárló megszerzéséhez elengedhetetlen marketinggel. Mindez keveset ér minőségi termék és megfelelően működő kiszolgálás nélkül. Mind a gazdasági hatékonyságnak, mind a vásárlók gyors és pontos kiszolgálásának elengedhetetlen kelléke a webshop logisztika, ami a sikeres kereskedelem kulcsa.  

Mi az a webshop logisztika?

  Mindazon tevékenységek összességét a webshop logisztika fogalmába értjük, amik a webáruház készletének tárolásával és szállításával foglalkoznak. Az e-kereskedelem igényeihez igazodó raktározás, komissiózás, csomagolás, címkézés, csomagküldés, visszáru kezelés mellett ide soroljuk a bevételezést és, a megrendelések feldolgozását is.  

Miben különbözik a hagyományos logisztikától?

  Nagyjából annyiban, mint egy hagyományos üzlet egy webáruháztól. A logisztika feladata és célja ugyanaz: kiszolgálni az üzleteket úgy, hogy azok a vevők igényeit kielégíthessék. Egy vevő igényei és vásárlásának módja más egy webáruházban, mint egy hagyományos boltban, így ezen körülményekhez kell alkalmazkodnia a logisztikának is. Egyenként kell fogadnia a logisztikai háttérnek a megrendeléseket, azokat feldolgoznia, majd az összeállított csomagot közvetlenül a vevőhöz szállítania a lehető leggyorsabban.   Egy webáruház tulajdonosaként különféle logisztikai stratégiákat követhetünk. A webshop logisztika teendőit saját magunk is intézhetjük, de áttehetjük ennek terhét szakértőkre. Egy induló webáruháznál még könnyen kezelhető az árukészlet, de már ekkor érdemes megismerkedni a lehetőségekkel, hogy később a logisztikára fordított figyelem és energia ne váljon növekedésünk gátlójává.  

Milyen részekre tagolható a webshop logisztika?

  A webshop logisztika több, egymáshoz kötődő és egymásra épülő részfolyamatból áll. Egyrészt az árukészlethez, annak beszerzéséhez, tárolásához, címkézéséhez, másrészt az adott megrendeléshez köthető tevékenységekből, mint a komissiózás, a csomagolás és a kiszállítás. Ezen feladatok minden webshopot érintenek, függetlenül a forgalomtól.  

Megrendelés feldolgozása

  A megrendeléseket a webshop motorok fogadják. Innentől viszont alapvetően eltér az ügymenet, ha valaki maga foglalkozik a webshop logisztikával, vagy kiszervezi azt. Utóbbi esetben a webáruházak motorja közvetlenül összeköthető a logisztikát végző fulfillment cég informatikai rendszerével, így azzal nincs külön teendő a megrendelés beérkezésekor. A megrendelés feldolgozásához tartozik a számlázás is, ami minden esetben a webáruház üzemeltető kezében marad.   Itt kell megemlíteni az ügyfélszolgálatot is. A termékekkel kapcsolatos információ átadása, kérdésekre adott gyors és helyes válaszok, a panaszkezelés szorosan kapcsolódik a megrendelések feldolgozásához. Ezt a tevékenységet a legtöbb webáruház nem szervezi ki, mint ahogyan a számlázás is saját kézben marad.  

Raktározás

  A raktározás nem pusztán a termékek tárolását jelenti. A beszerzés folyamatában az új terméket bevételezni kell. A bevételezés alatt ellenőrizni és azonosítani kell a terméket és frissíteni a készletnyilvántartást. Új termék esetén minden esetben le kell mérni méreteit és súlyát, mivel ez meghatározza annak szállítási költségeit. Amennyiben szükséges, a termék felcímkézhető, használati utasítás csatolható hozzá. A terméket a megfelelő tárolóhelyre kell elhelyezni, hogy a megrendelések beérkezése esetén elérhető, kiszedhető legyen a komissiózás során.   Raktározáskor az egyik legfontosabb kérdés, hogy mennyi helyet foglalnak el termékeink, hiszen ez alapján kell saját raktárat fenntartani és ez lesz a legfontosabb kérdés a kiszervezés során is. Utóbbi esetben érdemes olyan szolgáltatót választani, aki rugalmasan tud igényeinkhez igazodni.   Amíg a megrendelés feldolgozásának lépései elválaszthatóak a raktározástól, addig a webshop logisztika további részfolyamatai, mint a komissiózás és a csomagolás nem. Ezeket a tevékenységeket érdemes együtt kezelni.  

Komissiózás (rendelések összekészítése)

  A komissiózás, azaz a megrendelések szerinti árugyűjtés, a termékek rendelés alapján történő összekészítése, a logisztika legtöbb munkaidőt kívánó feladata. A komissiózás szervezése alapvetően meghatározza azt az időt, amit a termék a raktárban tölt a megrendelés leadása után. A saját raktárunkban való keresgéléstől a teljes automatizáltságig terjed a lehetőségek sora. A webshop logisztika kiszervezésének egyik legfontosabb oka az itt megnyert idő és pénz hatékonyabb felhasználása.  

Csomagolás

  Termékünk megfelelő, biztonságos csomagolása szükséges ahhoz, hogy elvárt minőségben érkezhessen meg az vevőnkhöz. A sérülékeny termékeket megfelelő védelemmel kell ellátni. A praktikum mellett a profi megjelenés is számít, arra is van lehetőség, hogy saját arculatunknak megfelelő csomagokat készítsünk. Nem csak környezetbarát, de marketing szempontból is előnyös, ha megújuló, lebomló csomagolóanyagokat választunk.  

Kiszállítás/Házhozszállítás

  A hazai vásárlók kb. 70%-a a megrendelt terméket házhozszállítással szeretné átvenni. Ezért fontos, hogy a komissiózás után a lehető leghamarabb feladásra, kiszállításra kerüljön a termék, akár már a rendelés beérkezésétől számítva 1-2 órán belül. A kiszállítás díjai magasabbak lehetnek a webáruházak számára, ha közvetlenül a futárcégektől kérnek ajánlatot, így nem elhanyagolható az, hogy egy-egy csomagot feladva egyéni árral kell kalkuláljunk vagy a tömeges feladással járó kedvezményes díjat kell számításba vennünk. Fulfillment szolgáltatás igénybevétele esetén a szolgáltató egyedi szerződéseinek köszönhetően mindig az elérhető legalacsonyabb árakkal dolgozik.  

Visszáru kezelése

  Amennyiben a kiszállítás bármilyen okból meghiúsult (hibás cím, nem elérhető vásárló, szállítási probléma) vagy a vásárló eláll szándékától és visszaküldi a terméket, akkor gondoskodni kell annak raktárba kerüléséről. A visszáru további kezelése attól függ, hogy az milyen okból és milyen állapotban került ismét a raktárba. Az utánvéttel történő értékesítések elszámolása is ebben a részfolyamatban történik.  

Milyen előnyei vannak a jól felépített webshop logisztikának?

  A gyorsan és pontosan kézhez kapott termék elégedetté teszi a vásárlókat, míg a teljes logisztikai folyamat terhétől megkönnyebbülő vállalkozó a webshop fejlesztésére, növekedésére koncentrálhat. Úgy is összefoglalhatjuk, hogy a legtöbb webshop üzemeltető nem logisztikus és nem rendelkezik azzal a technikai háttérrel amivel egy logisztikára szakosodott vállalkozás igen. Mindenki a szakmájában tud hatékonyan dolgozni: azonnal megtörténik a rendelések feldolgozása, gyorsan elkezdődik a komissiózás, szakszerű csomagolás után késlekedés nélkül indul a kiszállítás. Ezen felül a beszerzett áruk fogadása is zökkenőmentes, folyamatos a készletnyilvántartás. A változó igényekhez alkalmazkodnak a raktári szolgáltatások.  

Milyen hátrányokkal járhat a rosszul szervezett vagy fejletlen webshop logisztika?

  Kezdjük a legfontosabbal: olyan területektől vesz el hasznos munkaidőt, amik döntéseket igényelnek, amik új vásárlókat vonzhatnak. Ilyenek lehetnek saját termék esetén annak minőségi előállítása, a választékbővítés vagy a marketing. A logisztikai háttérrel szemben az elvárás a kiszámíthatóság, a pontosság és a gyorsaság. A megrendelések nem azonnal történő feldolgozása, a komissiózás elhúzódása, a csomagolás időigénye, a kiszállítás késve történő indítása mind olyan tényező, ami csökkenti a vásárlók elégedettségét, hiszen a terméket késve kapják meg. A teljesítés elhúzódása növeli az át nem vett csomagok számát, ami csökkenti a webáruház nyereségét. Ezen problémákon tudnak segíteni a szakosodott partnerek, akik jóval hatékonyabban tudják ellátni a logisztikai feladatokat, mint egy-egy webáruház. A fejletlen, korlátos webshop logisztika csökkenti a versenyképességet és a növekedés gátja is lehet.  

Milyen napi csomagszám felett lehet kiszervezni a webshop logisztikát?

  A fulfillment cégek ajánlása alapján akár már havi 100 rendeléstől is érdemes kiszervezni, illetve az induló webshopok számára ajánlott azonnal kiszervezett logisztikai folyamatokkal tervezni. A legkisebb webshopok esetében inkább az a kérdés, mennyi időt ér meg nekem a termékek logisztikájára szánt időm? El tudnám-e hatékonyabban tölteni ezt az időt? Nagyobb webáruházak esetében a raktározás helyigénye és a tevékenység munkaerő és -idő igénye egyértelművé teszi a kiszervezés gazdaságosságát. A webshop méretétől függetlenül a kiszervezés költsége a hatékonyság növekedésével megtérül.  

Miért, kinek érdemes kiszervezni a webshop logisztikát?

  A webshop logisztika kiszervezés gyakorlati előnyeit végigvettük, így itt egy másfajta megközelítést mutatunk. Előfordul az, különösen kezdő vállalkozások esetén, hogy a vállalkozó saját idejével fizet és saját maga lát el minél több feladatot. Előfordul olyan élethelyzet is, amikor valóban ez a leggazdaságosabb megoldás. Egy megrendelés feldolgozása, számla kiállítása, raktárból kikeresése, csomagolása és futárnak átadása kiszállításra legjobb esetben is 15-20 perc, ha rendezett a raktár, rendelkezésre áll a csomagolóanyag és könnyen elérhető a kiszállító cég. Aki úgy gondolja, hogy a saját órabére magasabb kellene legyen, mint a webshop logisztikáért felelős cég ajánlatában szereplő egy csomagra jutó díj háromszorosa, annak megéri a kiszervezés.