EKAER bejelentés gyorsan, hatékonyan: 10 tipp

EKAER bejelentés gyorsan, hatékonyan: 10 tipp

Különféle termékek szállítására rengeteg eltérő szabály vonatkozik és sok kötelező adminisztrációt kell elvégeznünk. Az egyik leggyakoribb feladat az EKAER bejelentés, ami gyakran dupla adminisztrációt, utolsó pillanatos e-mail váltásokat és a bejelentésre kötelezett egyetemleges felelőssége miatt nem kevés stresszt okoz.

Az EKAER bejelentés minden bizonnyal sosem válik kedvelt tevékenységeink egyikévé, de az ügymenet hatékonyságán és gyorsaságán javíthatunk.

Mutatunk 10 tippet, amivel egyszerűbbé válik a feladat.

Mit jelent az EKAER és az EKAER kötelezettség?

Az EKAER vagy EKÁER egy mozaikszó, jelentése Elektronikus Közútiáruforgalom-ellenőrző Rendszer. Az EKAER-t a Nemzeti Adó- és Vámhivatal hozta létre az árumozgás megfigyelésére és ellenőrzésére. A rendszerben történő regisztráció célja, hogy a termékek szállításával kapcsolatos visszaélések, ÁFA-csalások száma csökkenjen.

A szállítási adatok előzetes rögzítése, valamint a megtett úttal arányos útdíjfizetési rendszer információinak összevetése lehetővé teszi a NAV számára, hogy kiszűrje azon termékeket, amiket adófizetés nélkül kívánnak forgalomba hozni. Miközben a rendszer védi a tisztességes piaci szereplőket, jelentős terhet is ró rájuk.

Mikor szükséges az EKAER bejelentés?

Az EKAER kötelezettség két irányból is értelmezhető: milyen termékekre szállítására terjed ki a kötelező EKAER bejelentés, illetve kinek szükséges a bejelentést megtenni?

Az EKAER bejelentés az úgynevezett kockázatos termékek szállítása esetén szükséges, legyen szó akár az EU területén megvalósuló importról, exportról vagy olyan belföldi szállításról, ahol nem a közvetlen végfelhasználó részére történő első áfaköteles értékesítés történik. A kockázatos termékek pontos listáját az 51/2014. (XII.31.) NGM rendelet határozza meg. Döntően élelmiszerek, élelmiszeripari alapanyagok, szénhidrogén-termékek, mezőgazdasági segédanyagok, ruházati termékek és faáruk tartoznak ebbe a kategóriába.

A bejelentésre kötelezett személy az Európai Unió más tagállamába történő fuvarozás és a belföldi szállítás esetén a feladó, az Európai Unió tagállamából belföldre irányuló fuvarozás esetén a címzett.

Az EKAER bejelentés elvégzésére a kötelezett személy meghatalmazást adhat, de annak elmaradásáért vagy a bejelentésben szereplő hiba miatt teljes felelősséggel tartozik.

Mi az EKAER bejelentés módja?

A bejelentést a NAV által kezelt EKAER WEB-en szükséges megtenni. A felület használatához ügyfélkapu-hozzáférésre vagy a Központi Azonosítási Ügynök által kínált más azonosítási módra van szükség. A felületen elsődleges felhasználókat (bejelentésre kötelezett és teljes jogú meghatalmazottjai) és másodlagos felhasználókat (korlátozott jogkörrel rendelkezők, de a bejelentésre kötelezett nevében eljárók) is regisztrálhatunk.

Az EKAER bejelentés alkalmával a fuvarral kapcsolatos adatokat kell megadni, bizonyos esetekben van lehetőség egyszerűsített tartalmú bejelentést tenni. Ebben az esetben a bejelentésnek minimum tartalmaznia kell a feladó és a címzett nevét és adószámát, valamint a fuvarozáshoz használt jármű rendszámát.

A bejelentést a fuvarozás megkezdése előtt szükséges megtenni.

EKAER bejelentés: milyen módszerekkel tudjuk gyorsabban, egyszerűbben meglépni?

A fentiekben csak nagyon felületesen érintettük az EKAER bejelentés szabályait, de már ez is elég lehet ahhoz, hogy lássuk: sok helyen lehet hibázni vagy kerülhetünk időrabló folyamatokba. Ahhoz, hogy ne vesztegessük időnket és ne kelljen az adóhatóságnak elkerülhető hibák miatt magyarázkodnunk, érdemes megfogadni néhány tanácsot.

Mutatunk 10 tippet, amivel gyorsabbá, egyszerűbbé és hatékonyabbá tehetjük az EKAER bejelentést:

1.Olvassuk el mit ír a NAV

A NAV hivatalos oldalán az EKAER bejelentéssel kapcsolatban is számtalan információ található. Egyrészt a bejelentés jogi hátterét is megismerhetjük, másrészt segédanyagok is elérhetőek a bejelentés gyakorlati megtételéhez. A „kérdések-válaszok” fül alatt több száz konkrét kérdés megválaszolása is olvasható, amik között valószínűleg akad olyan, ami a saját szállítási tevékenységünkre is iránymutató lehet. Ráadásul ezek a válaszok közérthetőek, nem jogi szövegek és gyakran példával is alátámasztottak.

Kérdezzünk

Ha a rendszer használatával technikai problémánk adódik, az év minden napján, 0-24 hívhatjuk a +36 (1) 250-9599 telefonszámot. Bármilyen adózással kapcsolatos kérdésünkre hétköznap munkaidőben választ kaphatunk az ingyenesen hívható 1819-es telefonszámon.

Kérdéseinket az EKAER rendszerrel kapcsolatban is feltehetjük. A kérdések feltételéhez nem szükséges azonosítani magunkat, így ha a beszélgetés közben derül ki, hogy valamiben hibáztunk, az önmagában nem jár jogkövetkezménnyel.

Csökkentsük a felhasználók mennyiségét

Legyen nagyon egyértelmű, hogy adott vállalkozáson belül kinek a feladata az EKAER bejelentéssel kapcsolatos ügyintézés. Gyakorlatilag bármennyi embert meghatalmazhatunk, akik a nevünkben tehetnek bejelentéseket, de hibázásukért felelősséget a kötelezettnek, nem pedig a meghatalmazottnak kell vállalnia.

Érdemes ezért alacsony számú embernek megadni a teljes körű felhatalmazást az EKAER bejelentés megtételéhez.

Ne csináljunk mindent saját magunk

Látszatra az előző ponttal ellentétes az állítás, de a gyakorlatban nem az. Meghatározott feladatokat korlátozott jogosultsággal szervezzünk ki. Például a kötelezően megadandó rendszám rögzítését a szállítmányozóra bízhatjuk, így nem szükséges járműcsere esetén sem hosszas levelezésbe vagy telefonálásba kezdeni, hogy még az indulás előtt javítva legyen az adat a bejelentésen.

Csak akkor tegyünk bejelentést, ha szükséges

Sokan elfelejtik, hogy az EKAER lényege alapvetően az áfacsalások visszaszorítása és nem a közúti áruszállítás minden tételének követése. Ha valamilyen értékesítés kapcsán nem történik ÁFA fizetési kötelezettség, akkor eleve nem aktuális az egész kérdés.

Számtalan mentesség is van, érdemes őket alaposan elolvasni, értelmezni, szükség esetén a már fent említett helyeken konkrétan rájuk kérdezni.

Előfordulhat, hogy ugyanazon termék szállítása, egyik esetben bejelentés köteles, míg máskor nem, mert mennyisége vagy a szállításhoz használt jármű mérete eltérő. Ha nem kötelező, ne tegyünk bejelentést.

A ránk vonatkozó adatokkal foglalkozzunk

Az EKAER bejelentés folyamán a rendszer több adatot is kérdezhet tőlünk, mint amennyit kötelező kitöltenünk. Sőt, bizonyos mezők kitöltése minden esetben opcionális. Ha magunk töltjük ki a felületet és nem valamilyen szoftverrel importáljuk az adatokat, időt spórolhatunk, ha csak a kötelezőkre koncentrálunk.

Kövessük figyelemmel a törvényi változásokat

Az EKAER szabályozás az elmúlt években többször változott. Legutóbb 2021-ben, amikor több termék kötelező EKAER bejelentése kikerült a rendszerből.

Érdemes folyamatosan nyomon követni, mi, mikor és hogyan változik, mert a hazai jogalkotás mellett európai szabályok is befolyásolhatják kötelező feladatainkat.

Automatizáljunk

Ha az összes tételünk közül a mentességi szabályoknak eleget tevőket ki tudjuk szűrni, már azzal sokat gyorsítottunk az adminisztráción. A piacon több olyan modul is megtalálható, aminek segítségével ez megoldható.

Használjunk olyan vállalatirányítási rendszert, amiben szállítási adatainkat strukturáltan, a NAV rendszeréhez integrálhatóan tudjuk kezelni. Így a kettős adminisztráció helyett néhány kattintással vihetjük át a legfontosabb adatokat az EKAER-be.

A legjobb természetesen az, ha lehetőségünk van a teljes automatizálásra. Ma már léteznek olyan komplex nyilvántartó és irányító programok, amik a más munkafolyamatok során bevitt adatokat feldolgozva észlelik, ha EKAER bejelentés szükséges, elindítják a folyamatot, követik, hogy szükséges-e módosítás, majd a végén le is zárják azt külső beavatkozás nélkül.

Ellenőrizzünk

Ha az automatizálást választjuk, akkor is érdemes néhány esetben ellenőrizni, hogy minden rendben zajlik-e. Adott EKAER szám érvényességét bármikor ellenőrizhetjük a www.ekaer.nav.gov.hu weboldalon.

Legyen precíz a fuvarlevél

Optimális esetben a fuvarlevélben szereplő adatok és az EKAER bejelentés információi tökéletesen fedik egymást. Gyakori azonban, hogy nem teljesen és ez még jóhiszeműség mellett is büntetést vonhat maga után. Ellenőrizzük a rakodási és szállítási címeket és az azokhoz tartozó életszerű útvonalakat.

Győződjünk meg arról, hogy valóban az a jármű szállítja-e a termékeinket, amit lejelentettünk. A javítást ne hagyjuk az utolsó pillanatra, az ellenőrök ugyanis látják, ha az út megkezdése után történik a bejelentés.