A fulfillment szolgáltatás jelentése, működése, előnyei

Mi a fulfillment szolgáltatás jelentése?

Az angol fulfillment szó teljesítést, végrehajtást, megvalósulást jelent. A logisztikában a kifejezéshez összetett jelentés társul, ami egy folyamatsort fed le. Fulfillment szolgáltatás jelentése az a teljes logisztikai feladatsor, amit egy cég átvállal a webáruház üzemeltetőjétől: a termékek raktárba érkezésétől, a megrendelés kezelésén keresztül akár a kiszállításig. Tehát az e-kereskedelemben a fulfillment a megrendelés folyamatának teljes logisztikai háttérmunkájának végrehajtását, a rendelés teljesítését jelenti.

Hogyan alakult ki a kihelyezett fulfillment szolgáltatás? Mi a története?

Az e-kereskedelem fejlődésének alapja az internet néhány évtizeddel ezelőtti tömeges elterjedése volt. Ezzel párhuzamosan fejlődtek a fizetési lehetőségek is, mint ahogyan a szokások is változóban vannak. A COVID világjárvány hatására olyanok is választják ezt a fajta vásárlást, akik még néhány évvel korábban is elképzelhetetlennek tartották volna.

Az e-kereskedelemnek is volt előképe, gondolhatunk itt a telefonos vásárlásra vagy a katalógusokhoz köthető csomagküldő szolgáltatásokra. Az online vásárlás lehetőségei az 1990-es évektől adottak majd a 2000-es években váltak általánossá. Az első webáruházak döntően olyan vállalkozások voltak, akiknek volt saját üzletük, csak új vásárlói rétegek megnyeréséért és a vásárlói élmény fokozásáért döntöttek az online jelenlét mellett. Amíg korábban egy bolt saját környékét tudta kiszolgálni, addig az új vevők már jóval távolabbról is megtalálták az üzletet. Az online vásárlók számának növekedésével egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy nem lehet ugyanazokkal az értékesítési és logisztikai folyamatokkal kiszolgálni mindkét vásárlói réteg igényeit.

A versenyképesség megtartásáért a vállalkozásoknak dönteni kellett, hogy mire koncentrálnak. A leggyakoribb probléma a raktárak rugalmatlansága, az árukészlet helyigénye, a szállítás megszervezése és a munkaerő túlzott lekötése volt. Az igény az üzletek számára nem hatékony logisztikai háttérmunka kiszervezésére pedig megteremtette a kínálatot is: a fulfillment szolgáltatást.

Mi a különbség a bérraktározás és a fulfillment szolgáltatás között?

A fulfillment és a bérraktározás rokon fogalmak, mindkettő kiszervezett logisztikai feladatokat fed le. A fulfilment jelentését az e-kereskedelem speciális igényeihez maximálisan alkalmazkodó teljes körű bérraktározásként is leírhatjuk. A fulfillment egy teljes körű raktárlogisztikai szolgáltatás, ami a bérraktározást is tartalmazza a rendelés összekészítése, csomagolás és a visszáru kezelése mellett.

A bérraktározás fogalma nem kötődik olyan szorosan az e-kereskedelemhez, illetve ha igényeinket kielégíti egy nem mindenre kiterjedő szolgáltatás, attól még a bérraktározás fogalomkörében maradunk. Itt nem hiányos, vagy rosszabb minőségű szolgáltatásról beszélünk, hanem eltérő igények kielégítéséről. Például ellentétben egy webshoppal, egy vállalkozások közötti (B2B) értékesítésre specializálódott cégnek akár megrendelésenként egészen eltérő rendeléskezelési, teljesítési, csomagolási elvárásai lehetnek, azzal együtt is, ha a bérraktározás minden szolgáltatását igénybe veszi.

Hogyan zajlik a kihelyezett fulfillment szolgáltatás folyamata?

A fulfillment szolgáltatók átveszik a webáruházaktól a teljes raktárlogisztikai folyamatukat. Saját raktárközponttal rendelkeznek, ahol a webáruház termékeit kezelik. A fulfillment szolgáltatás a számlázást is tartalmazza. A gyakorlatban a vásárló ellátogat a webáruházba és kiválasztja a számára szükséges termékeket, majd kifizeti azokat az általa választott módon. A webshop jelzést küld a fulfillment szolgáltatónak, aki a raktárból kikeresi, összekészíti és becsomagolja a rendelt termékeket, majd kézbesíti a vásárlónak. A fulfillment a következő részfolyamatokból tevődik össze:

Rendszeres árubeszállítás

A termék a gyártótól vagy beszállítótól megérkezik a raktárba. Az új árut mennyiségében és minőségében ellenőrizni kell a bevételezés folyamatában, ahol a készletnyilvántartásba is bekerül. Ezt követően az új árut betárolása következik, azaz az átvételi helyről a megfelelő polchelyre kerül. Amennyiben ez korábban nem történt meg, a termékeket ekkor kell címkézni, használati utasítással ellátni.

Beérkező rendelések feldolgozása

A legtöbb webshop motor közvetlenül összeköthető a fulfillment szolgáltató rendszerével, így az online vásárlás után a megrendelés automatikusan átkerül a fulfillment szolgáltató informatikai rendszerébe. A központ munkaszervezésétől függően árukiszedési levelet készítenek a komissiózáshoz, a modern automatizált fulfillment rendszerek esetén ezt a raktárkezelő szoftver (WMS) végzi. Az eladott termékek után folyamatosan (real-time) frissítik a készletnyilvántartást.

Rendelések összekészítése

Az árugyűjtés, vagy komissiózás során a tárolóból a beérkező rendelés alapján kigyűjtik a megfelelő termékeket. Ez történhet hagyományos módon emberi munkaerővel vagy automatizáltan, gépesítve. A fulfillment szolgáltatás egyik legfontosabb részfolyamata, ami hatással van a vásárló elégedettségére. Egyrészt fontos, hogy gyorsan menjen végbe a folyamat, másrészt fontos, hogy pontos legyen a végrehajtás, hogy a vásárló azt kapja, amit rendelt. A logisztika kiszervezése erre a lépésre van a legnagyobb hatással: automatizáltan sokkal gyorsabb és jóval pontosabb a folyamat.

Csomagolás és szállításra felkészítés

A termékek gyors ellenőrzésen esnek át, hogy az esetleges minőségi vagy mennyiségi hibák javíthatóak legyenek. A termék igényeihez illeszkedő csomagolást kap, legyen szó akár törékeny, akár más egyedi igényű áruról. A fulfillment központban a csomagolóanyagok széles választéka áll rendelkezésre, ami egy webshop számára ritkán elérhető.

Szállítási státuszok nyomonkövetése

A rendelés paraméterei (súly, méret) alapján kell a megfelelő szállítási módot kiválasztani. A szállítás az esetek többségében a fulfillment szolgáltatás megrendelése nélkül is kiszervezik a webshopok futárcégeknek. A fulfillment szolgáltatók vagy saját kiszállítói kapacitással rendelkeznek vagy tömeges megrendeléseik miatt az egyedi áraknál jóval kedvezőbb költségek mellett veszik igénybe a futárcégeket.

Egy fulfillment szolgáltató esetében a megrendelt termék útja az első pillanattól az utolsóig követhető. Tudjuk mikor érkezett meg a megrendelés, mikor gyűjtötték ki azt a raktárból, mikor készítették elő a szállításra, mikor vette át a futárcég és azt is, mikor ért célba a vásárlóhoz az áru. Így nem csak ellenőrizni tudjuk a folyamatot, de vásárlói kérdésre is tudunk pontos információval szolgálni.

Esetleges visszáru kezelés

Internetes vásárlás esetén a fogyasztóknak szélesebb körű elállási lehetőségeik vannak, mint egy hagyományos üzleti vásárlás folyamán. Mivel van lehetőségük az árut nem átvenni vagy visszaküldeni azt, így ezt gyakrabban meg is fogják tenni. Az is előfordul, hogy hibás adatok kerülnek a megrendelésbe vagy az illetőt nem találja meg a futár. A legnagyobb gondosság mellett is előfordulhatnak hibák, amik a termék visszaszállítását eredményezik.

Az első feladat az áru visszaszállításának megszervezése. Miután az áru visszakerül a raktárba, tisztázni kell, hogy milyen okból történt a visszaszállítás. Amennyiben nem termékhibáról van szó és maga a termék is változatlan formában és minőségben került vissza, úgy azt ismét tárolni kell és frissíteni a készletnyilvántartást. Minden más esetben a webshoppal előre rögzített eljárás szerint cselekszik a fulfillment szolgáltató.

Időszakos számlázás és elszámolás (pl. utánvét díjak)

A konkrét logisztikai feladatokon felül a fulfillment szolgáltatás magában foglalhat pénzügyi részfolyamatok átadását is, ilyen lehet az utánvét díjak kezelése, amikkel a feleknek el kell számolnia egymás felé. A szolgáltatási díj mértéke függ a webshop forgalmától és a kezelt csomagok számától. A két fél között az utánvét díjakat abban az esetben is el kell számolni,

Leltározás, készletnyilvántartás

Ha fulfillment szolgáltatást választunk, a leltározást nem kell a webáruházaknak végeznie. Miután a teljes folyamat a fulfillment szolgáltatónál zajlik, így a leltározás helyett folyamatosan naprakész készletnyilvántartással tudnak dolgozni a kereskedők. Az árukészletért pedig a szolgáltató felel, ha eltérés tapasztalható a nyilvántartás és a valóság között.

Milyen költségekkel kell számolni fulfillment esetén?

A fulfillment egy bonyolult szolgáltatás, aminek az ára is több összetevőből áll. A következőkben tehát a konkrét díj hátterét mutatjuk meg, de ennél jóval egyszerűbb, átláthatóbb és igazságos díjtételre számíthatunk.

1. Betárolási (intake) díj

Annak a folyamatnak a díja, amikor az árut annak átvétele után a tárolás helyére szállítják.

2. Tárolási díj

Az a díj, amit az áru konkrét helyen adott ideig tartó raktározásáért számítanak.

3. Összekészítési (picking) díj

Annak a folyamatnak a díja, amikor az árut a tárolási helyéről kigyűjtik és a csomagolás helyére szállítják.

4. Csomagolási, szállításra felkészítési díj

Annak a tevékenységnek a díja, amiben a csomagokat rendelések alapján összeállítják, megfelelő védelemmel ellátva csomagolják és átadják a szállító cégnek.

A fentiek alapján készült átláthatóbb díjszabás a termékek tulajdonságai alapján kerülnek kiszámításra. Az árak meghatározásának alapja a robotizálva kezelhető egységes csomagméret, amibe a termék belefér. Minél nagyobb a méret, annál magasabb az ár. A legkisebb csomagok kevesebb mint 5 kg tömegűek és 20x10x10 cm nagyságúak, míg a legnagyobbak a legfeljebb 1000 kg tömegűek és szabvány EUR raklapra helyezhetőek. Amíg a tárolás esetén elsősorban a termék kiterjedése számít – azaz, hogy milyen űrtartalmú tárolóba tehető – addig a szállításnál a súly szerepe a meghatározó.

A fulfillment szolgáltatás sok tekintetben egyéni igényre szabható. Amorf alakú a termék? Hiányos a dokumentációja? Speciális csomagolást igényel? Szinte minden egyedi kérés megoldható, de az általánostól eltérő igények teljesítése többletköltséggel jár.

Mik az előnyei fulfillment szolgáltatás kiszervezésének?

A webshop üzemeltetése, működtetése teljesen más dimenzióba kerül, ha a logisztikai háttér lebonyolítását másra hagyjuk. A fulfillment szolgáltatás igénybevételével rengeteg időt és energiát nyerhetünk, amit más területen hasznosíthatunk.

Úgy lesz több időnk, hogy mindeközben nő a webshop teljesítménye és versenyképessége, a legújabb technológiák alkalmazásával eltűnnek a fejlődés üvegplafonjai.

Versenyképesség növelése

Mindenki ki tud cserélni egy vízcsapot. A vízvezeték szerelő gyorsabban és jobb minőségben. Más szakmák területén sincs ez másként. A webshop üzemeltetőket legritkább esetben motiválja a logisztikai háttér megszervezése, a feladat természetesen teljesíthető, de minőségi ugrást jelent a hatékonyságban ha profi szakemberek végzik. Miután a munkaidő a webshop fejlesztésére és nem annak logisztikai üzemeltetésére fordítódik így nem csak a kiszervezett szolgáltatás teljesítménye nő. Megbízható, kiszámíthatóan jó minőségű szolgáltatást nyújtva újabb vásárlókhoz érhetünk el.

Idő és pénzbeli megtakarítások

Az áruk nyilvántartása, leltározása, tárolása, a rendelések összekészítése és csomagolása sok figyelmet és rengeteg időt vesz el a webshop üzemeltetők mindennapjaiból. A tevékenység kiszervezésével más területen hatékonyabban felhasználható munkaidő keletkezik. A nem profi raktározás óhatatlanul hibázási lehetőségek sorát rejti mind a nyilvántartás során, mind a csomagok összekészítésénél. A rendelések hibás teljesítése, az elkallódó árukészlet már számszerűsíthető költséget jelent.

Új, színvonalas megoldás

A fulfillment szolgáltatás jövője a robotizáció, ami gyorsabban, pontosabban és kisebb helyigénnyel szolgálja ki a webshopok logisztikai igényeit. A fulfillment legújabb technológiája ma már nem csak a világ legnagyobb e-kereskedelmi cégei számára elérhető, a kisebb, ambiciózus webshopok rendeléseinek kiszolgálásához is rendelkezésre áll hazánkban is.

Milyen esetekben érdemes fulfillment szolgáltatást választani?

Amennyiben a webshopunk nem meglévő üzletünk másodlagos kiegészítője, hanem ezen keresztül szeretnénk növekedni, akkor csak a kiszervezés időpontja lehet kérdés, nem annak szükségessége. A logisztikához köthető folyamatokkal való foglalkozás olyan teher, ami a növekedés elől veszi el a teret. Ha már van annyi megrendelésünk, hogy azok tárolásával, keresésével, csomagolásával és futárhoz juttatásával töltjük időnk nagy részét, akkor ideje, hogy ezt feladva hatékonyabban koncentráljunk cégünk fejlődésére.

Milyen magyarországi és külföldi fulfillment cégek vannak?

A fulfillment szolgáltatás a 2000-es évek környékén kezdett rohamosan terjedni a világon, ekkor jelentek meg hazánkban is az első komolyabb cégek. Elsőként a nagy e-kereskedelmi cégek (pl. Amazon) alapítottak mások számára is elérhető fulfillment szolgáltatást. A hazai piac legkorábbi szereplői az iLogistic és Webshippy, míg a legújabb szereplő a legnagyobb raktárral rendelkező és legmagasabb szinten robotizált Boxy.

Hogyan, mi alapján válasszunk fulfillment szolgáltatót?

A legjobb szolgáltató mindig az, ahol biztonságban van a webáruház árukészlete és gyorsan, hibátlanul teljesítik a rendeléseket. Fontos tényezők még a rugalmasság, az anyagi stabilitás, valamint az innováció.

Az első tényező a méret. A második, hogy milyen arányban vannak a folyamatok automatizálva, robotizálva. Az díjazás pedig legyen átlátható és igazságos. A megfelelő szakmai háttérhez csatlakozzon ügyfélközpontú szemlélet. Nem várt probléma vagy kérdés esetén is legyen könnyen elérhető legyen és törekedjen a gyors megoldásra.

Mi az a fulfillment center?

A fulfillment center jelentése kettős, egyrészt jelenti a fulfillment szolgáltatót magát, másrészt azt a valós földrajzi helyszínt, ahol a szolgáltatás egésze zajlik. Ugyan a fulfillment szolgáltató irodai háttere elkülönülhet attól a telephelytől, ahol kiszolgálja a megbízó komplex igényeit, a fulfillment center megnevezést jellemzően arra a helyszínre értjük, ahol webáruházunk készletét kezelik és a befutó megrendeléseket teljesítik.

A fulfillment center többlet jelentéstartalma leginkább akkor érthető meg, ha összevetjük azt egy hagyományos logisztikai központtal. Nem csak az ellátott feladatok jelentik ugyanis a különbséget, hanem a működési modell is.

Mi a különbség a raktárbázis és a fulfillment center között?

A különbséget úgy lehetne megfogalmazni, hogy a raktárbázis a fulfillment center kiemelkedően fontos része, de nem azzal azonos jelentésű fogalom. A raktárbázis jellemzően tárolási feladatokra koncentráló szolgáltatásokat nyújt, például bérraktározást, de nem feltétlenül kínál teljes körű logisztikai megoldásokat. Egy raktárbázis esetén a nyújtott szolgáltatások összetettsége eltérő lehet.

Egy raktárbázis is általában kiszervezett logisztikai feladatokat lát el, de a kiszervezés mértéke a megrendelőtől függ. Elképzelhető például, hogy a megrendelő munkavállalói dolgoznak a helyszínen. Az ilyen 3PL központok egy vállalkozás tárolóhelyei, átrakóállomásai, elosztóközpontjai lehetnek, ahonnan kiszolgálják boltjaikat vagy viszonteladóikat – legritkább esetben a végső felhasználókat.

A fulfillment center jellemzően az e-kereskedők igényeihez igazodik és minden logisztikai feladatukat átveszi. Ez a tevékenység magában foglalja, de túlmutat a hagyományos raktári feladatokon. Kezeli a vásárlóktól beérkező egyedi megrendeléseket, annak megfelelően kigyűjti és csomagolja a termékeket, végül gondoskodik a kiszállításról is. A fulfillment center jellemzően a végső felhasználók felé történő értékesítést logisztikai feladatait is ellátja a webáruház helyett. A fulfillment center az ellátási lánc utolsó állomása, míg egy raktárbázis az esetek többségében a lánc egy köztes eleme.

Az igazán alapvető különbséget azonban az mutatja meg, hogy miként termelnek nyereséget a logisztikai vállalkozások. Egy raktárbázis akkor válik igazán nyereségessé, ha minél nagyobb arányban és minél hosszabb ideig tárolnak termékeket polcain. Egy fulfillment center pedig akkor nyereséges, ha a termékek folyamatosan mozgásban vannak, hiszen a fő bevételi forrása a szolgáltatónak a megrendelések teljesítéséből és nem a termékek statikus tárolásából származik.