A beszerzés célja és feladatai

Mi a beszerzés fogalma?

A beszerzés a termelési és értékesítési folyamatokhoz szükséges anyagok, termékek és szolgáltatások megvásárlása, a fogalom magában foglalja az ehhez szükséges elemzési, szervezési és tervezési folyamatokat is. Tágabb értelemben minden olyan kiadást jelentő vásárlási tétel, ami hozzájárul a vállalkozás működéséhez.

Mi a beszerzés célja?

A beszerzés célja termelő vállalatok esetén a gyártás szükséges alapanyagokkal való ellátása, kereskedelmi vállalatok esetén a továbbértékesítésre szánt termékek megvásárlása. A beszerzés feladata továbbá, hogy a cég működéséhez szükséges szolgáltatások folyamatosan rendelkezésre álljanak. A fentiek eléréséért a beszerzést végző munkavállaló megismeri a cég és a beszállítók igényeit és lehetőségeit, ártárgyalást folytat, kiválasztja a megfelelő beszállítókat, kapcsolatot tart velük, ellenőrzi és rendszeresen felülvizsgálja a folyamatot. A beszerzés felel a raktárkészlet optimalizálásáért is, elemzéseivel segíti a vállalkozás stratégiai és fejlesztési döntéseit.

A beszerzés célját pénzügyi oldalról is megfogalmazhatjuk, így a tevékenység célja, hogy a vállalkozás versenyképességét a kiadási oldal költségcsökkentésével növelje.

Mi a beszerzés folyamata?

A beszerzés folyamata jóval összetettebb tevékenység, mint egy egyszerű vásárlás. A jó beszerzés egy megfelelő stratégia mentén halad és dolgozik a hosszú távon legjobb szállítókkal. A folyamatot ellenőrizni és rendszeresen felülvizsgálni is szükséges. A következőkben végigvesszük a beszerzés legfontosabb részfolyamatait.

A stratégia kialakítása

A stratégia kialakítása minden vállalkozás esetében más és más, de alapvetően igaz, hogy a termelő cégek esetében bonyolultabb, mint a kizárólag kereskedelemmel foglalkozóknál. Fel kell mérnünk, hogy milyen alapanyagokra és milyen mennyiségben van szükségünk, azokat hol és mikor használjuk fel. Tisztában kell lennünk az adott alapanyag fontosságával és beszerezhetőségének korlátaival, kockázataival. A termelésszervezés elmúlt évtizedekben bekövetkezett jelentős változása, a JIT (just in time) módszerek elterjedése új és folyamatos kihívások elé állítják a beszerzést végzőket.

Kereskedelmi vállalkozások esetében is fontos a beszerzés időzítése, hogy az optimális ár és raktárkészlet egyensúlyban legyen. Alapvető kérdés, hogy adott termék beszerzését koncentráljuk (jobb partneri viszony, kedvezőbb ár elérése) vagy diverzifikáljuk (ellátás biztonságának növelése).

A megfelelő stratégia kialakítása azért is alapvető, mert az automatizáltság térhódításával a gyártás és a végtermék árában a beszerzett termékek és szolgáltatások szerepe növekszik. Minél jobban automatizáltak folyamataink, azok költsége alacsonyabb és skálázhatóbb lesz, így a beszerzés költsége döntő kérdéssé válik az elérhető nyereség szempontjából.

A szállító kiválasztása

Szövegszerűen leírva az egyik legegyszerűbb, gyakorlati megvalósítása szempontjából pedig döntő jelentőségű a partnerek kiválasztása. Meghatározott stratégiák mentén az elérhető legjobb minőségű terméket, a legmegbízhatóbb módon, a legelőnyösebb költségek mellett kell beszerezni. Adott terméktől is függ, hogy nekünk kell versengeni a beszállítókért, vagy éppen fordítva, ők fognak versenyezni értünk, így a kiválasztás konkrét folyamata eltérően zajlik. Mindehhez hozzátartozik az is, hogy általában hosszú távú, megbízható kapcsolat kialakítása a cél, így ennek szellemében kell elemeznünk partnereinket.

Szerződés

A hosszú távú és sikeres együttműködés alapja, ha olyan szerződést tudunk kötni, ami mindkét félnek előnyös. A szerződésben rögzíteni kell a határidőket, mennyiségeket és a hozzájuk kapcsolódó árat. A bizalom alapját erősítik, ha a szerződésben a lehető legtöbb forgatókönyvre felkészülünk és rögzítjük az adott esethez kapcsolódó teendőket. Ilyen eshetőségek lehetnek, ha megváltozik a termék minősége, hibás terméket kapunk, késve történik a szállítás vagy éppen az, ha nekünk van más időpontban vagy az előre rögzítettől eltérő mennyiségű termékre szükségünk.

A szerződéskötés előtt zajlik a beszerzés legjelentősebb feladata az ártárgyalás is. A beszerzett termék árát több tényező befolyásolja. Nagyobb tételben vásárolni olcsóbb, mint kisebben (igaz ezzel raktározási költségeink növekedhetnek), tervezhető, ismétlődő módon vásárolni kedvezőbb, mint eseti jelleggel. Egy szabványos termék beszerzése egyszerűbb, mint egy egyedi igényekre szabott darabé.

A szállítási költségek meghatározóak lehetnek: közelebbről drágábban végső soron kedvezőbb lehet terméket beszerezni, mint távolról olcsóbban. A termék minősége és a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatások színvonala szintén jelentős hatást gyakorol a végső árra.

Szállítás

A szállítás maga az a folyamat, amire a tevékenység irányult: ekkor történik meg a beszerzett termékek fizikai beszerzése, betárolása, felvétele készletünkbe. Az ehhez kapcsolódó ütemezési és szervezési teendők jelentik a beszállítás gyakorlati feladatait.

Felülvizsgálat

A beszerzés folyamatát figyelni és ellenőrizni szükséges, hogy a megfelelő mennyiség és minőség valóban a kért időben érkezik-e. Ha vannak problémák, azt a partnernek jelezni kell, a kapott válaszreakció szintén jellemző lehet az együttműködés minőségére. Azt is vizsgálnunk kell nem változott-e a piac és megfelelő volt-e az általunk kialakított stratégia vagy sem. A felülvizsgálatnak belső folyamataink értékelésére is ki kell terjednie megmutatva fejlesztendő területeinket.

A piacon jelentkező új vagy alternatív termékek megvizsgálásával akár a termelésben, akár a termékkínálatban változásokat indíthat a beszerzés, ami így nem csak kiszolgálója, hanem elindítója is lehet vállalati folyamatoknak.

Milyen fajtái vannak a beszerzésnek?

A beszerzést többfajta logikai elv szerint csoportosíthatjuk, de a legelterjedtebb a közvetlen és a közvetett beszerzésre bontás, amit a szolgáltatások beszerzésével egészíthetünk ki.

Közvetlen beszerzés

Amiről eddig írtunk az szinte kivétel nélkül a közvetlen beszerzés jellemzője. Közvetlen beszerzésnek az alapanyagok és a továbbértékesítendő termékek hosszú távú szerződések mentén történő megvásárlását értjük. A fő cél az alacsony ár mellett a kiszámítható minőség és biztonságos ellátás garantálása. A közvetlen beszerzés szolgálja a vállalkozás stratégiai céljait, így a tevékenység sikerét ezen részterület alapján szokták meghatározni.

Közvetett beszerzés

A közvetlen beszerzés a napi működéshez sokszor ad hoc módon kapcsolódó termékek vásárlását jelenti. Elképzelhető, de nem szükségszerű a szerződéses kapcsolat a felek között, jellemző az eseti döntés. A közvetett beszerzés értéke töredéke a közvetlennek. Irodai termékek, tisztítószerek, eseti karbantartások vagy javítások megrendelése tartozhat ebbe a kategóriába.

Szolgáltatások beszerzése

Beszerzés alatt nem csak tárgyi eszközöket, termékeket érthetünk. Külön kategóriának is tekinthetjük, de az így beszerzett szolgáltatásokat jellemzőik alapján akár a fenti közvetlen és közvetett kategóriákba is besorolhatjuk.

Az elmúlt évtizedekben jellemzővé vált, hogy a költségek csökkentésére törekedve a vállalatok kiszerveztek olyan tevékenységeket, amiket korábban maguk végeztek, míg az új vállalkozásoknak már maguktól értetődő, hogy az adott szolgáltatást szerződött partneren keresztül veszik igénybe. A már korábban említett automatizáltság növekedése mellett ez a folyamat is egyre jelentősebbé teszi a beszerzést a vállalati működésben.

Mi a különbség a beszerzés és a vásárlás között?

A vásárlás általában egy egyszeri tranzakció, ami során a vállalkozás adott igényét kielégítjük. A beszerzés ezzel szemben egy jóval összetettebb munkafolyamat, ami a vállalkozás működését és nyereségességét tartja fókuszában. A vásárlás része a beszerzésnek, de a beszerzésnek vannak olyan feladatai, amik nem járnak vásárlással (partnerek kiválasztása, szerződések kötése, felülvizsgálatok, elemzések, ártárgyalás stb.), de döntően meghatározzák a vállalkozás nyereségességét.

Mi a globalizált beszerzés lényege?

A termelésszervezés globálissá válása egy beszerzési hálózat létrejöttét eredményezte, a hálózatot magát és az abban lezajló folyamatokat nevezzük globalizált beszerzésnek. A JIT módszerek és a termelés elemeinek kiszervezése a beszállítók számának csökkenését és termelési részegységekre fókuszáló specializációját okozta. Ez a modell a költségek jelentős csökkenését hozta, ugyanakkor a lánc valamelyik elemének kiesésével a teljes hálózatban zavar jelentkezhet.