Időmenedzsment a logisztikában: útmutató

A fókuszált és hatékony munkavégzés egyik alapja az időmenedzsment, aminek fontossága rohanó világunkban növekszik. A logisztika esetében az idő az egyik legfontosabb tényező a munka eredményessége szempontjából. Az időmenedzsment alapjait vizsgáljuk meg legújabb bejegyzésünkben.

Mit jelent az időmenedzsment?

Az időmenedzsment vagy időgazdálkodás mindazon tevékenységek összefoglaló neve, amit annak érdekében végzünk, hogy a rendelkezésre álló időben minél hatékonyabbak legyünk. Az időmenedzsment elsősorban döntések sorozata arról, hogy mit mikor teszünk, az időmenedzsment eszközei pedig azok a dolgok, amik segítik ezen döntések meghozatalát.

A név kicsit megtévesztő is lehet, hiszen valójában önmenedzselést végzünk, az idő beosztását határozzuk meg, prioritásokat állítunk fel, de valójában az idő múlására és mennyiségére semmilyen ráhatásunk nincsen. Ráadásul gyakran szubjektív és tanult berögződések, érzések, szokások vezetnek minket, amiken nehezen tudunk változtatni.

A XXI. században jelentősen változott az a környezet, amiben az időhöz kapcsolódó döntéseinket meg kell hozni. Folyamatosan azt érezzük, hogy felgyorsult a világ és az azonnali cselekvés hiányában lemaradunk eseményekről és lehetőségekről. Mindezzel párhuzamosan sokkal több inger és információ ér minket, amiket felhasználva kell cselekvéseinkről dönteni.

Amíg korábban a jó időmenedzsmenthez elég lehetett a tudatos időbeosztás és egy notesz, napjainkban már ez nem elég, hiszen folyamatosan változó környezetben kell újraértékelni prioritásainkat és nem feltétlenül a terv szilárd követése vezet el a hatékonysághoz.

Miért fontos az időmenedzsment a logisztikában?

Az időmenedzsment minden munkahelyen és ágazatban fontos, de a logisztikában kiemelt szerep jut neki. A logisztika céljaként is emlegetett 9M között ott szerepel, a megfelelő időben történő teljesítés. Ráadásul a megfelelő idő, a végfelhasználóhoz történő szállítás esetén pedig a gyorsaság szerepe folyamatosan növekszik a modern logisztikában.

Ma már a logisztika is betagozódik a just-in-time szemléletű, igényvezérelt ellátási láncokba. A termék egyre kevésbé statikus szereplője a logisztikai feladatoknak, ehelyett egy a gyártást követően folyamatosan, de minél rövidebb ideig mozgásban lévő elem, ami a lehető leggyorsabban eljut a vevőhöz. Ezen folyamatban több partner összehangolt munkája szükséges.

Éppen ezért a logisztikai ágazatokban dolgozók számára a saját munkatevékenységeik idejének menedzselése mellett jellemzően a termék minél kiszámíthatóbb, pontosabb és gyorsabb útjának megteremtése is feladatként jelentkezik. A logisztikus a termék megrendelőhöz juttatásának időmenedzsere is.

Mi történik, ha nincs megfelelő időmenedzsmentünk?

Az időmenedzsment hiánya valószínűsíti azt, hogy munkavégzésünk nem hatékony. Meg kell azonban jegyezni, hogy vannak, akik tudatos tervezés nélkül is nagyon hatékonyan tudnak dolgozni, míg az idő tudatos beosztása még egyáltalán nem biztos, hogy a hatékonyság növekedését okozza

Sőt, a rossz időmenedzsment akár ellenkező hatást is kiválthat: növeli a stresszt, rugalmatlanná teszi a munkát, megmerevíti a rossz beidegződéseket és elmossa a prioritásokat. Az időnyomás szorongást és gyengébb minőségű munkát okozhat, a folyamatosan hátramaradó feladatok is negatív hatást gyakorolnak ránk. A rossz időmenedzsment még hatékony munka esetén is azt az érzetet kelti a dolgozóban, hogy hibázott, nem megfelelően dolgozott, ami az értékes munkaerő motivációjának elvesztését okozhatja.

Az időpontmenedzsment teljes hiánya pedig a munka késéséhez elhúzódásához vagy elmaradásához vezet. Nincs meg a munkavégzés fókusza, ami gyakran duplikált munkavégzést, elszalasztott lehetőségeket és ezáltal konfliktusokat okoz, mindamellett, hogy gazdaságilag sem hatékony.

Milyen módszerekkel fejleszthetjük az időmenedzsmentet?

Legfontosabb a fókuszáltság, aminek alapja a célok és prioritások meghatározása és ezek alapján az elvégzendő feladatok fontossága is meghatározható. Ehhez régi, de jól bevált módszer az Az Eisenhower-mátrix. A mátrix négy feladat típust különböztet meg.

A fontos és sürgős feladatokra azonnal reagálni kell, ezek közvetlenül szolgálják a meghatározott cél elérését és közeli lejáratú határidőhöz kötöttek. Vannak hasonlóan fontos dolgok, amiknek elvégzése ütemezhető és tervezhető, ezek a fontos, de nem sürgős feladatok. A nem fontos, de sürgős feladatok jellemzője, hogy saját céljainkat nem igazán szolgálják, de valaki másnak sürgősek és fontosak. A vezetők az ilyen feladatokat delegálják. Ha erre nincs mód, akkor a velük való foglalkozásnak szigorú kereteket kell szabni. Végül a se nem fontos, se nem sürgős feladatokkal való foglalkozásokat minimalizálni kell.

A fókuszált munkavégzés biztosítása alapvető: minél kevesebb telefonhívás, napi munkafolyamatot megszakító inaktív meeting. Azonosítsuk azokat a tevékenységeket vagy szokásokat, amelyek időpazarlásra vezetnek, és próbáljunk meg változtatni rajtuk. Rendszeresen értékeljük és elemezzük az időbeosztásunkat.

A munkavégzés tervezése mellett a fókuszban mindig az elérendő célnak kell lennie, azért, hogy a változó körülményekre reagálhassunk és felmérhessük, mikor szükséges a hatékonyság érdekében változtatnunk előzőleg meghatározott időbeosztásunkon és teendőinken.

Milyen tippek vannak az időmenedzsment fejlesztésére?

Az időmenedzsment egyik általános hibája, hogy nem a célra helyezi a hangsúlyt, hanem a rendelkezésre álló időt próbálja beosztani. Ha meghatároztuk, hogy milyen célok az igazán fontosak és azokat milyen teendők útján tudjuk elérni, akkor arra kell koncentrálnunk, hogy ezek elvégzésére legyen kellő időnk, nem arra, hogy feladataink hosszát előre rögzítsük.

A logisztika abból a szempontból speciális eset, hogy az egyik cél, hogy megfelelő időben és/vagy gyorsan történjen a teljesítés. Látni kell azonban, hogy elég sok feladat esik a klasszikus mátrix „sürgős, de nem fontos” szegmensébe. Ne essék félreértés, a megrendelő elégedettsége egy webáruháznál igen fontos feladat, ellenben tipikusan ez a feladat delegálható. A delegálást jelen esetben kiszervezett logisztikának fogják hívni, a logisztikai szolgáltató esetében pedig robotizációnak. Nem attól lesz hatékony a webáruház, hogy a tulajdonos gyorsan tud-e komissiózni vagy csomagolni.

A mennyiség nem azonos a minőséggel. Valamivel többet foglalkozni éppúgy nem garancia a hatékonyságra, mint az, ha adott időn belül minél több feladatot végzünk el.

A prioritásoknál tartsuk észben, hogy az igazán fontos feladatok általában a klasszikus mátrix „nem sürgős, de fontos” rovatában vannak. Ezen feladatokra fordított energia és időbefektetés jellemzően többszörösen meghálálja magát.

Milyen szoftverek, appok állnak rendelkezésre az időmenedzsment profi kezelésére?

Ha van olyan feladat, amire végtelenített mennyiségű applikáció, felhő alapú alkalmazás, program áll rendelkezésre, akkor az az időmenedzsment. Konkrét programok említése nélkül röviden az alaptípusokat vesszük sorra: naptárak, teendő listák, időfigyelők, korlátozó programok.

A naptárakat és a teendő listákat akár egyben is kezelhetjük, mert általában egy platformon belül rendelkezésre állnak. Lényegük, hogy a teendők időbeli tervezését, azok elvégzését követhessük. Jellemzően egyéni és közös felületek állnak rendelkezésre, így egyes események és feladatok csak az érintettek számára láthatóak.

Az időfigyelő alkalmazások az ellenőrzést szolgálják. Mérik azt, hogy az egyes teendők elvégzéséhez mennyi időre volt szükségünk és milyen eszközöket használtunk és az egyes típusú feladatok mekkora az általános időigénye. Az adatok elemzése után tökéletesíthetjük a tervezést és fejleszthetjük gyengébb területeinket.

A korlátozó programok drasztikusan teremtik meg a munkavégzés fókuszát és szűrik ki a nem hasznos teendőket. Erre példa, amikor a munkahelyi számítógépeken a közösségi média hozzáférés korlátozásra kerül.