Leltár célja, módszerei

Mi a leltár fogalma?

Az eszközök és források valóságban is rendelkezésre álló állományát ellenőrizhető módon, meghatározott időpontra vonatkoztatottan tartalmazó tételes kimutatást nevezzük leltárnak. A leltározás a készletek tényleges felmérést jelenti, ami alapján a leltárt elkészíthetjük.

Miért fontos a profi leltár, ha webshopunk van?

A leltározás célja készletünk valós mennyiségi és minőségi állapotának felmérése. Folyamatosan vezetett készletnyilvántartás mellett is az ellenőrzést szolgálja, feltárja az esetleges hiányokat vagy többleteket. Felderíti az elfekvő készleteket vagy rávilágíthat visszaélésekre, hibákra, így a vagyonvédelem egyik eszköze is. A rendszeres leltár segíti az adminisztrációs fegyelmet a vállalkozásnál. A leltár készítésének törvényben is meghatározott célja az éves beszámoló tételeinek alátámasztása és a mérleg valódiságának biztosítása.

Mit kell meghatározni a leltározás előtt?

A leltárt évente egyszer érdemes elvégeznünk (háromévente kötelező). A leltár megkezdése előtt végig kell gondolnunk a feladat és felelősségi köröket, hiszen ezek belső szabályzatainktól is függnek. A pontos időpont kiválasztása mellett a leltár ütemezését is meg kell határoznunk, ez pedig jelentősen függ attól, hogy milyen leltározási módot választunk. A következőkben megnézzük mik azok a fő kérdések, amikre a leltározás előtt gondolnunk kell.

Leltározás módja

A leltározásnak több általánosan elfogadott és alkalmazott módja létezik. A legegyszerűbb, ugyanakkor legpontatlanabb módszer a vakleltár, ahol a készlet úgy kerül megszámolásra, hogy a számolás eredménye nem kerül más adatokkal összevetésre. Az ikerleltár esetében két egymástól független számolás történik, aminek eredményeit összevetik: egyezés esetén az eredmény elfogadható, eltérés esetén egy harmadik, szükség esetén akár egy negyedik ellenőrző számolás következik azon tételeknél, ahol a különbség mutatkozott. A vak- és az ikerleltározás olyan helyzetekben is működik, ahol kezdetleges a készletnyilvántartás vagy nincs számítástechnikai háttere a készletkezelésnek.

A tükörleltár már komoly készletnyilvántartást feltételez, így ennél a módszernél a számolás eredményét nem egy másik számolással, hanem a nyilvántartásban szereplő adatokkal vetjük össze. Egyes készletek speciális tulajdonságaik vagy méretük miatt nem megszámolhatóak. Ha van precíz készletnyilvántartás, akkor statisztikai alapon végzett mintavételes leltárt is készíthetünk, amiből következtethetünk az esetleges hiányra vagy többletre.

Leltározás ütemezése

A leltározás ütemezése a leltározásra kerülő eszközöket és a tevékenységben közreműködők munkájának feladatait, határidőit szabja meg. Az ütemezés a hatékony és pontos leltár végrehajtása mellett azért is fontos, hogy a leltározás minél kevésbé zavarja a vállalkozás rendes ügymenetét.

Leltározás időpontja

Mivel a leltár nem csak önellenőrzést szolgál, hanem törvényi kötelezettség is, így időpontjának kiválasztásához néhány tényezőt figyelembe kell venni. A Számviteli törvény alapján a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához kell leltárt készíteni. A leltár ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit. Ebből következően a leltár idejének minél közelebb kell esnie a mérleg fordulópontjához, hogy az adott időpontra az minél könnyebben számolhatóvá váljon. Leltározást a selejtezést követően érdemes végezni.

Kapcsolódó bizonylatok

A leltározás lebonyolításához kapcsolódó dokumentációt (leltárfelvevő ív, összesítő stb.) előre el kell készíteni, a kitöltésüket a leltárt végzőkkel ismertetni kell. A leltárról jegyzőkönyv készül, amit a Számviteli törvénynek megfelelően 8 évig meg kell őrizni.

A leltározás lebonyolításának szabályai

A leltározás lebonyolításának részleteit törvényi előírás nem tartalmazza, csak azt írja elő, hogy ellenőrizhető módon támasztja alá a mérleget. A leltározás gyakorlati lebonyolításának meghatározása így a vállalkozások feladata, azon belül jellemzően a készletekért felelős személy munkakörének része.

Leltár ellenőrzése

A leltár ellenőrzésén elsősorban nem a számadatok helyességének vizsgálatát értjük, hanem a leltár teljeskörűségéről való meggyőződést. Ellenőrizni kell, hogy a leltár tartalmazza-e az összes eszközünket, megfelelőek-e az adatok a jegyzőkönyveken, megvan-e minden kísérő dokumentum. A leltár eredményét össze kell vetni a nyilvántartásokkal és a főkönyvvel.

Kik a leltározás felelősei?

A leltározás gyakorlati lebonyolítása a vállalat belső szabályainak függvénye, így a munka- és feladatkörök szabályozhatóak. A leltár elkészítése kiszervezhető feladat, tehát akár független alvállalkozó is végezheti.

Milyen fajtái vannak a leltározásnak?

A konkrét leltár készítésének vállalati céljai eltérőek lehetnek, ami alapján csoportosíthatjuk a leltározásokat. A legáltalánosabb a vagyonmegállapító leltár, amit minden év végén előre tervezett módon és időpontban hajtunk végre azért, hogy a tárgyi- és forgóeszközök valóságban is meglévő állományát felmérjük. Ezt a típusú leltárt tehát nem valamilyen szokatlan vagy nem várt esemény határozza meg, hanem az ügyvitel általános része.

A további leltár fajták közös pontja, hogy valamilyen változáshoz, nem várt eseményhez kapcsolódik. Árváltoztatási leltárt akkor érdemes tartani, ha a termékek ára jelentősen változik, így a készlet pontos, adott pillanatban rendelkezésre álló mennyiségének ismerete készletgazdálkodási és árképzési szempontból felértékelődik. Átadó-átvevő leltár készül akkor, ha a vállalkozás struktúrájában, személyi állományában változás áll be. Különösen fontos akkor, ha a készlet mennyiségi és minőségi létéért felelős vezető személye vagy alvállalkozója változik. Ennek változata a nyitó leltár, amit egy új vállalkozás vagy telephely alapításakor végzünk el.

Rendkívüli leltárt akkor kell tartani, ha valamilyen nem várt esemény miatt sérülhetett a készlet vagy annak nyilvántartása. Ez lehet betörés vagy olyan technikai probléma (számítástechnikai azonosítási gondok, beázás stb.), ami miatt nem lehetünk biztosak a valóban rendelkezésre álló készlet méretéről. Ha visszaélés vagy hanyagság gyanúja áll fenn, akkor elszámoltató leltár készülhet, aminek ideje és tárgyköre nem ismert a dolgozók előtt. Ennél a leltárnál az elsődleges cél a helyzet tisztázása, a gyanú beigazolódása esetén a felelősök megtalálása és csak másodlagos a készlet állapotának pontosítása. Az ellenőrző leltár célja általában annak feltárása, hogy van-e a raktárban olyan termék, aminek nem kellene (például számla nélküli termékek, korábban selejtezésre ítélt, de továbbra is tárolt termékek stb.).

Melyek a leltározás bizonylatai?

A leltározási ív a tárgyi eszközök vagy készletek leltározását segíti. Tartalmazza a leltár időpontját, a felvevő azonosítóját valamint a leltározandó termékeket és azok legfontosabb adatait. Nagyobb méretű készlet esetén szükség lehet leltárösszesítőre is. A leltárról jegyzőkönyvet kell készíteni, amit 8 évig meg kell őrizni a csatolt dokumentumokkal együtt. A jegyzőkönyv tartalmazza a leltározás idejét, a munkában résztvevők nevét és aláírását, a bizonylatok sorszámát és megnevezését, a leltározással kapcsolatban felmerült kifogásokat, a rontott bizonylatokat és a leltározásért felelős vezető nyilatkozatát a leltározás szabályszerűségéről.

Hogy kell könyvelni a leltárt?

Az év végi beszámoló elkészítése előtt szükséges a leltárt könyvelőnknek átadni. A könyvelés alapvetően a készlet változására koncentrál. A nyitás során figyelembe veszi az előző évről maradt készletet, majd a beszerzés költségei következnek. A készlet felhasználásának könyvelése függ az év közbeni készletnyilvántartásunk vezetésétől, vagy éppen annak hiányától. Amennyiben vezetünk készletnyilvántartást, úgy anyagkészletünk csökkenését és ezzel párhuzamosan anyagköltségünk növekedését könyvelnünk szükséges, amennyiben nem vezetünk, úgy a leltár tételes elvégzése válik számunkra kötelezővé és ezt követi a könyvelés. A könyvelésnek a selejtezést is tartalmaznia kell.