Beszállítás: mit kell tudni róla?

Mit jelent a beszállításkezelés? Hogyan zajlik?

A beszállítás a beszerzést és a raktározást összekötő logisztikai folyamat. A beszállításkezelés során kerül valóban birtokunkba a beszerzett termék, ez az első olyan lépése logisztikánknak, amit kiszervezhetünk. Ha nem saját raktárral dolgozunk, akkor ez gyakorlatilag elkerülhetetlen.

A beszállításkezelés egy aránylag gyors és rövid tevékenység, mégis döntő jelentőségű lehet, így érdemes megismernünk részletesebben hogyan zajlik ez a logisztikai folyamat.

Mit jelent a beszállítás?

Beszállításnak azt a logisztikai folyamatot nevezzük, ami során a beszerzett termék a termelés vagy nagykereskedelmi beszerzés helyéről a megrendelő raktárában annak új tárolási helyére kerül.

A fogalom tehát lefedi az ehhez kapcsolódó szállítási és raktári tevékenységeket is.

A beszállítás fontos pontja az áruátvétel, ami során megváltozik a termék kezelője. Jellemzően az áruátvétel előtti szállítás a termelő vagy eladó felelősségi körébe tartozik, míg az áruátvételt követő tevékenységek a megrendelőébe.

Mi az a beszállításkezelés?

A beszállításkezelés a raktári tevékenységek közé tartozik, az e-kereskedelemben a fulfillment szolgáltatás része. A megbízó által megvásárolt, beszerzett termékek fulfillment raktárba érkezését követő feladatsorok, amiknek ellenőrzéssel, dokumentálással és fizikai mozgatással kapcsolatos részfeladatai is vannak.

Mindazon tevékenységek összessége, ami során a raktárba érkező készlet olyan állapotba kerül, hogy az készen álljon a komissiózásra egy beérkező rendelés esetén.

Mennyiben fontos a beszállításkezelés egy webáruháznak?

A beszerzés során megvásárolt termékek nem állnak azonnal az értékesítés rendelkezésére. Az értékesítéssel meg kell várni, hogy a termék valóban megérkezzen raktárunkba és az olyan helyzetbe kerüljön, hogy egy rendelés esetén a vevő kiszolgálható legyen. (Ha a beszállítás és beszállításkezelés kellően kiszámítható, megbízható és automatizált, akkor az értékesítés az ismert körülmények figyelembevételével korábban is megindulhat.)

A beszállítás során kerül tulajdonunkba és felelősségi körünkbe a készlet. A beszállításkezelés fontossága két tényezőben fogható meg igazán egy webáruháznak: idő és pontosság. A nem értékesíthető, de általunk kezelt készlet csak költséget növel a bevétel lehetősége nélkül, éppen ezért kiemelkedő jelentőségű, hogy minél rövidebb legyen az az idő, ami alatt lezajlik a beszállításkezelés.

Alapvető érdekünk, hogy a termék raktárba érkezése és értékesíthetővé válása között minél rövidebb idő teljen el.

Hasonlóan fontos a beszállításkezelés pontossága. A beszállított termékek mennyiségi és minőségi ellenőrzése, precíz dokumentálása elengedhetetlen ahhoz, hogy a nyilvántartott és a valós készletünk között ne legyen eltérés.

Minden eltérés anyagi veszteséget okoz: előre nem látható készlethiányt vagy elfekvő, beragadt készlet eredményezhet a pontatlanság.

Mire kell figyelni a beszállításkezeléssel kapcsolatos folyamatok során?

A beszállítás fogadása során a dokumentumok megléte, az eredeti rendeléssel és a valósággal való egyezőségének ellenőrzése kiemelt figyelmet igényel. Egy beszállítás során különböző tételek érkeznek a raktárba, amiket külön kell készletünkbe emelni, valamint a megfelelő tárolási helyre szállítani.

A beszállításkezelés esetleges pontatlanságai a logisztika és értékesítés további lépései során okozhatnak fennakadásokat.

Milyen funkciók tartoznak a beszállítás kezelése alá?

A beszállításkezelés jellemzően a megrendelő raktárában zajló tevékenység. A termékek fizikai kezelése és adminisztrációja egyaránt a beszállításkezelés fogalmi körébe tartoznak.

Szállítás

A termelő raktárából történő szállítás jellemzően nem része a beszállítás kezelésének, de néhány speciális esetben annak tekinthető. Ha a termék átvétele nem a megrendelő raktárában, hanem a termelőnél történik, akkor a két helyszín közötti szállítás már a készlet új tulajdonosának felelősségi körébe tartozik.

Áruátvétel

Az esetek többségében a beszállításkezelés az áruátvétellel kezdődik, ami a megrendelő fulfillment raktárában történik. Az átvétel során a rendelés dokumentációjának áttekintése mellett a készlet fizikai ellenőrzése is megtörténik, hogy az minőségi és mennyiségi szempontból is megfelel-e a rendelésnek és a szállítólevélnek.

Az áruátvétel során kerül a megrendelő felelősségi körébe és tulajdonába a rendelt készlet, így ez a lépés döntő jelentőségű a beszállítás folyamatában. Az áruátvétel alatt az érintett termékek egy átmeneti tárolási területre kerülnek a szállító járművéből és csak egy későbbi lépcsőben kerülnek állandó tárolási helyükre.

Raktárra vétel

A raktárra vétel egy fizikai és egy adminisztratív folyamatot is magában foglal. A raktárra vétel folyamán az új termékekkel frissítik a készletnyilvántartást, a gyakorlatban ettől a pillanattól kezdve válnak elérhetővé egy beérkező rendelés esetén. Az egy beszállítás alkalmával érkezett különböző termékek szétválogatásra kerülnek és a betárolás során az áruátvétel helyéről a termékeket állandó tárolási helyükre szállítják.

Komissiózásra való előkészítés

Komissiózásnak az árugyűjtést hívjuk, amire akkor kerül sor, amikor egy rendelés beérkezik. Manuális raktárakban egy komissiózó érkezik a termékhez és szállítja azt a csomagolási területre, míg robotizált raktárakban a terméket robotok juttatják el oda. Komissiózásra való előkészítésen azt értjük, hogy a termékeket elérhetővé, hozzáférhetővé tesszük az árugyűjtést végző munkatárs számára. Robotizált raktár esetében az automatizált mozgatás feltételeinek megteremtését tekintjük ennek a lépésnek.

A komissiózásra való előkészítés időben elkülönülhet a beszállításkezelés többi lépésétől, hiszen elképzelhető, hogy nem kell folyamatosan elérhetőnek lennie a teljes készletnek. (Ezt a készlet mérete, de akár szezonalitása is indokolhatja.) Azért tekintjük mégis a beszállításkezelés részének, mert a nem hozzáférhető termékek rendelése nem teljesíthető.

Áruszámla befogadás

Az áruszámla befogadása történhet közvetlenül az áruátvétel alkalmával vagy attól időben és térben elkülönülten is. Miután a pénzügyek kezelése az a terület, ahol a különböző fulfillment szolgáltatók eltérő megoldásokat alkalmaznak, így nincsen egységes metódus arra, mi történik a beszállítás során átvett számlákkal. Jellemzően a számla kiegyenlítése a megrendelő feladata, így a befogadás csak annak elfogadását, átvételét és továbbítását jelenti.