Készletkezelés: 8 tipp webáruházak számára

Sokan úgy gondolják, ha kiszervezik webáruházuk logisztikáját, akkor készletkezeléssel nem is kell foglalkozniuk. Abból a szempontból igazuk van, hogy a napi fizikai teendők terhe lekerül vállukról, de a készletek nyomon követése és a beszerzési döntések továbbra is a tulaj kezében összpontosulnak, aki akkor tud megalapozott döntést hozni, ha azt készletei naprakész adataira támaszkodva tudja meghozni. A készletkezelés alapjai következnek.

Mit jelent a készletkezelés?

Egy webáruház esetében készletnek nevezzük a nem azonnal felhasználásra kerülő, a vállalkozás tulajdonába jutó, értékesítésre szánt termékeket és a működéshez szükséges alapanyagokat. Készlet képzésére azért van szükség, mert a termékekre keletkező igény térben is időben eltérő helyen keletkezik, mint amikor és ahol azokat előállítják. A vásárlók kiszolgálása így csak akkor oldható meg biztosan, ha megfelelő mennyiségű termék raktárunkban rendelkezésre áll.

A készletnek az ellátás biztonságán felül további funkciói is lehetnek. Bizonyos termékek minősége a megfelelő tárolás következtében növekedhet – gondoljunk például a borra – míg másokat „csak” spekulációs célból érdemes akkor felhalmoznunk, amikor beszerzése kedvező áru és értékesítenünk, amikor a vásárlók magasabb árat is hajlandóak érte fizetni.

A készletkezelés nem más, mint mindazon tevékenységek összessége, amit egy vállalkozás saját készletével végez. Ide soroljuk a készlet kialakítását, a beszerzést, éppúgy, mint minden raktározási és nyilvántartási folyamatot, amit a készlettel az értékesítésig végzünk.

Miért elengedhetetlen a megfelelő készletkezelés egy webáruház számára?

Egy webáruház tervezett készletei felhasználásával tudja kielégíteni a vásárlói igényeket. Ez a jellemző működésen felül magában foglalja az úgynevezett anticipált és hedge készleteket is. Előbbi fogalmon a tervezett akciók vagy szezonális hatások megnövekedett igényeinek kielégítésére felhalmozott többletet értjük, míg utóbbin a várható áremelkedés előtt beszerzett, de azt követően értékesítésre szánt termékeket. A fluktuációs készlet nagyon hasonló az anticipált készlethez, azzal a nem elhanyagolható különbséggel, hogy kialakításának szükségességét az előre nem tervezett keresletingadozás igazolja.

Egy webáruháznak ciklikus készletre is szüksége lehet a működéshez szükséges alapanyagokból. A ciklikus készletek jellemzője, hogy a napi működés során alacsonyabb mennyiség kerül belőlük felhasználásra, de az ellátás folyamatosságának garantálásához egyszerre nagyobb mennyiséget szükséges belőlük beszereznünk. Ilyen például a csomagolóanyag, de a legtöbb irodaszer is. További speciális készletekkel is rendelkezhet egy webáruház, például szállítási készletekkel, amiket már megvásároltunk a termelőtől, de még nem került raktárunkban átvételre, úton van felénk.

A webáruházak működésének több specialitása is van, ami miatt a készletkezelés kiemelt jelentőségű. Az egyik, hogy kifejezetten jellemző a kis tételszámú és vegyes összetételű rendelés, ami sok esetben jön olyan vásárlótól, aki nem állandó partnerünk. Fontos tehát, hogy a megfelelő raktározási technikát válasszuk és tökéletes legyen a nyilvántartásunk. A termékek és rendelések nyomon követése nem csak a saját elvárásunk, de a vásárlóé is.

Jó készletkezelő program használata azért is ajánlatos, mert a sikeres e-kereskedők jellemzően kiszervezik logisztikai feladataikat, így maguk csak a program visszajelzései alapján találkoznak készletükkel, a fizikai valóságban ritkán. Olyan programot kell választani, ami könnyen kezelhető, bővíthető és kompatibilis fulfillment partnerünk rendszereivel. Erre később még visszatérünk.

Mik a készletkezelés feladatai?

A készletkezelés és a készletgazdálkodás sokszor azonos jelentéstartalommal használatos. A különbséget nem a fogalom alatt értett tevékenységek jelentik, hanem azok célja – azt is mondhatnánk, hogy a tevékenység azonos, csak eltérő szemszögből vizsgálva. A készletkezelés a feladatok elvégzését jelenti, azok megtervezését és kivitelezését. A készletgazdálkodás feladata, hogy a készletkezelés pénzügyileg hatékony módon történjen, a két fogalom a gyakorlatban elválaszthatatlan egymástól.

A készletkezelés feladata a beszerzés ütemezése és végrehajtása. Ennek kivitelezése jellemzően attól függ, hogy az adott termék fogyása időben meghatározott vagy véletlenszerű. Szintén fontos feladat a készlet tárolásához kötődő minden raktári tevékenység. A fizikai mozgatásokon felül a készletkezelés egyik legfontosabb feladata, hogy rendszerezze, nyilvántartása és nyomon kövesse a vállalkozás tulajdonában álló készletek változásait. Ezen rendszerezés és adminisztráció során különböző stratégiákat követhet és programokat használhat.

Mi az a push stratégia?

A készletkezelés egyik legrégebbi modellje a push stratégia. Ez az a készletkezelési stratégia, amit a legtöbben alapnak gondolnak: a kerekedő megrendeli az adott mennyiségű terméket a gyártótól, majd az raktárában vagy boltjában tárolja és árulja. Ez a legkönnyebben tervezhető és számítható stratégia, de rugalmatlan és alapvetően költséges és a kereskedő részéről kockázatos beruházást igényel.

A push stratégia több változatban is ismert. A fűrészfog modell adott időközönként, adott termékből mindig ugyanakkora tétel beszerzésén alapul. Elavult modell, de van ahol működik: mondjuk egy pékség liszt rendelésénél nem kell állandóan számolgatni. Logisztikai és pénzügyi szempontból a legjobban tervezhető modell, csak jellemzően nem hatékony. Létezik olyan modell, ami adott időközönként, egy megállapított szintig tölti fel a készleteket (tehát a rendelés ideje állandó, de mértéke nem) vagy a készlet meghatározott pontjának elérésekor mindig ugyanakkora rendelés leadása történik (tehát a rendelés mindig más időpontban, de állandó mértékben történik).

Mit jelent a pull stratégia?

A pull stratégiát használó kereskedők csak akkor kezdenek bele a beszerzésbe, ha a termékre az első megrendelést megkapták. Ez jellemzően nagy értékű és egyénre szabható termékek esetében jellemző: például autógyártás. Ez biztonságos a kereskedőnek, de kényelmetlen lehet a vásárlónak a hosszú várakozási idő miatt és nem előnyös a gyárnak sem.

Meg kell jegyezni, hogy a pull stratégia nem teljesen azonos a dropshippinggel. A pull stratégia esetén törekszünk arra, hogy a készletünk alacsony mértékű legyen és csak olyan termékek alkossák, amikre már biztos vásárlónk van. A dropshipping webáruházak ugyanakkor arra törekednek, hogy soha ne legyen készletük, összekötő szerepet játszanak a vevő és a gyár között.

Mit jelent a Just In Time (JIT) stratégia?

A JIT modell hasonlít a pull stratégiára, de nem teljesen azonos vele. A JIT is alacsony készletszintre törekszik, az ellátás biztonságát pedig magas fokú együttműködéssel biztosítja. A stratégia lényege, hogy a gyártástól a végső értékesítésig minden lépés csak akkor induljon el, amikor az ténylegesen szükségessé válik. Azaz a lehető legminimálisabb bolti vagy raktári készlet mellett rugalmas szállítási megoldásokat és beszerzési lehetőségeket feltételez. Akár a beszerzés is kis tételszámú, és a gyártás is csak akkor fejezi be a terméket, amikor már látja, hogy pontosan milyen igény lesz rá. Tulajdonképpen a JIT a pull modell kiterjesztése az egész ellátási láncra.

Milyen készletkezelő programok vannak? Hogyan válasszunk?

Napjainkban már rendkívül sok készletnyilvántartó program áll a vállalkozások rendelkezésére. Léteznek eltölthető és futtatható és felhő alapú verziók is, ingyenesek, megvásárolhatóak és havidíjas rendszerűek is. Éppen ezért leginkább azt kell magunkban tisztáznunk, hogy milyen feladatokat várunk el készletkezelő szoftverünktől. Nem mindig a legtöbb funkcióval rendelkező jelenti mindenkinek a legoptimálisabb választást. Fontos kérdés a bővíthetőség, a felhasználói szintek beállíthatóságának mélységei, a kompatibilitás és a nyelv is.

Korábbi írásunkban ezen szempontok alapján összegyűjtöttük a legjobb készletkezelő és készletnyilvántartó programokat, így ha konkrét választás előtt állunk, érdemes őket végignézni.