Készletnyilvántartó program: hogyan válasszunk?

Mire jó a készletnyilvántartó program?

A készletnyilvántartó programnak több szerepe is van. Az első a készlet pillanatnyi adatainak pontos ismerete és az aktuálisan zajló folyamatok valós idejű rögzítése.

Ha érkezik egy termék, az bekerül a készletbe, ha eladunk valamit, az ki.

Hasonlóan fontos a termékek nyomon követhetősége és más kötelező adminisztrációs feladatok ellátása. Például tudhatjuk, hogy a reklamációval visszaküldött termék mikor és hogyan került hozzánk és az teljesen megegyezik-e a jelenleg készleten lévő termékünkkel. Visszakereshetjük adott termék árváltozásait is. Vámkezelési és számlázási információkat is elérhetünk.

A jó készletnyilvántartó program támogatja a készletgazdálkodási döntéseket. Kereslet előrejelzés készíthető vele, amivel meg lehet tervezni a szükséges készletszinteket. Optimalizálhatjuk készletünk összetételét és az egyes termékek mennyiségét. Megtervezhetjük a beszerzést és az adatok elemzésével az árképzésben is segítséget kaphatunk. Meghatározható, hogy beérkező rendelés esetén melyik készletcsoportból történjen a teljesítés.

A készletnyilvántartó programok figyelmeztetéseket is küldenek, ha várhatóan valamely termékünkből hiány keletkezhet vagy éppen túl sok halmozódik fel a raktárban. A nyilvántartott adatok függvényében egyes tételek szavatosságának közeli lejártát is jelezheti a program.

Vannak-e jól működő ingyenes készletnyilvántartó programok?

Vannak, a cikk későbbi részében ajánlunk is közülük egy igazán figyelemre méltót. Érdemes azonban megjegyezni, hogy az ingyenes vagy nagyon olcsó készletnyilvántartó programok használhatóságának vannak korlátai. Az ingyenes programok általában nem teljes körűek és egyáltalán nem vagy drágán bővíthetőek. Adott méretű készlet és forgalom felett érdemes profi előfizetésre váltani.

Milyen szempontok alapján válasszunk bolti készletnyilvántartó programot?

Tisztáznunk kell magunkban, hogy pontosan milyen feladatokat várunk el a készletnyilvántartó programtól. Pusztán az adatok tárolását és lekérdezhetőségét szeretnénk vagy mélyebb elemzések és előrejelzések készítését is? Kinek is milyen mélységben szeretnénk hozzáférést adni a rendszerhez? Csak mi szeretnénk látni az adatokat, vagy az adatok adott halmazát elérhetővé kívánjuk tenni valamely partnerünk számára is? Össze kívánjuk-e kötni a számlázással a nyilvántartást?

A fenti és hasonló kérdésekre adott válaszokból kiderül, hogy egy igazán profi készletnyilvántartó programra van-e szükségünk vagy egy olcsó, esetleg ingyenes alap nyilvántartás is megteszi számunkra. Az előbbi esetben érdemes moduláris rendszerben gondolkodni, ahol később felmerülő szükségleteink esetén van lehetőség a szolgáltatás bővítésére. Utóbbi esetben az egyszerűség és a felhasználóbarát kialakítás lehet a fő szempontunk.

Bolti eladásoknál mindig kérdés, hogy a készletnyilvántartó össze legyen-e kötve közvetlenül a pénztárgéppel.

Mi a különbség a raktárkezelő és a készletnyilvántartó program között?

A raktárkezelő program és a készletnyilvántartó program között a különbség nem jelentős, az esetek többségében komplex módon egy szoftverrel mindkét feladatra megoldást találhatunk. A különbséget a felhasználás nézőpontja és így a program funkcióinak fókusza adja.

Egy raktárkezelő program a raktári tevékenységekre helyezi a hangsúlyt, mint a termékek mozgatása, tárolása és adatai. A raktározás nézőpontjából közelít a feladathoz: mindegy, hogy miért került ki vagy miért került be a raktárba a termék, a feladat az, hogy azt kezelni kell.

A készletnyilvántartó program nem feltétlenül foglalkozik a készlet fizikai térben való elhelyezési problémáival. Feladata olyan adatok biztosítása, ami megbízhatóan támogatja a készletgazdálkodást.

A menedzsment oldaláról közelít, a raktározást majd megoldja a partner. A kérdés az, hogy miből, mennyit és mikor kell beszerezni ahhoz, hogy az a várható forgalmat mindig kielégítse.

Melyik a TOP 7 készletnyilvántartó program?

Összegyűjtöttük a legfontosabb és legjobb programokat, amivel kezelhetjük készleteinket. Miután nem létezik egységes szempontrendszer a legjobbak kiválasztására, így a legszínesebb listát állítottuk össze, amiben a lehető legtöbben találhatják meg a számukra legjobbat.

Excel és Open Office Calc

Nem vicc. Még akkor sem, ha nyilvánvaló, hogy ezek a programok nem alkalmasak komoly és precíz készletnyilvántartásra. Akkor mégis miért vannak itt? Sok kkv még máig nem vezet teljesen pontos nyilvántartást és az éves leltárral próbálja mederben tartani készletét. Az Excel és az Open Office Calc vagy ezekkel egyenértékű táblázatkezelők jelentik a belépő szintet a készletnyilvántartó programok világába.

Ezen programok olcsók vagy ingyenesek, átlátható működésűek és egyénre szabhatóak. Az ok, ami miatt érdemes a készletnyilvántartással korábban még nem foglalkozóknak ezen az úton elindulnia kettős: egyrészt meglátják a nyilvántartás előnyeit és az abból származó lehetőségeket, másrészt a program hiányai kapcsán valóságosan feltárulnak vállalkozásunk igényei a készletnyilvántartó programokkal kapcsolatban.

Raktax (Novitax)

A Novitax komplex ügyviteli megoldásokat kínál, de az egyes részterületeket kezelő szoftverek önállóan is megvásárolhatóak. A Raktax a Novitax család készletnyilvántartási és raktárkezelő programja. A modul díja az első évben 50.000 forint/cég, a második évtől 30.000 forint/cég. A modulok egymással kompatibilisek, bővíthetőek, integrálhatóak.

A Raktax a szűken vett készletnyilvántartáson felül számtalan raktárkezelési és pénzügyi funkcióval is rendelkezik, így önmagában is komplex programnak tekinthető.

Kulcs-Készlet (Kulcs-Soft)

A Kulcs-Soft hasonló piaci megoldásokat kínál felhőalapú szoftvereivel. A teljes ügyviteli feladatok lefedésére is alkalmas modulok közül a Kulcs-Készlet Prémium készletkezelő nettó ára 76.000 forint. A program használatáért a továbbiakban nem kell fizetni, de a terméktámogatással kapcsolatos teendőkért igen.

A Kulcs-Készlet alkalmas a készlet-, a megrendelés-, az ár-, az ügyfél- és a beszállítókezelés menedzselésére és jelentések készítésére is. A termékhez szükségleteink szerint kiegészítő modulok, de akár hardverek is rendelhetőek (vonalkód-olvasó, pénztárgép stb.). A szolgáltatások jelentős része kifejezetten webáruházak igényeihez lett igazítva.

Naturasoft

Ha fő elvárásunk, hogy egyszerű, magyar nyelvű telefonos támogatással segített programunk legyen, ami a fő készletadatokat és a számlázási információkat is tartalmazza, akkor a legjobb ajánlatok egyike a Naturasofté. A Naturasoft Készlet és Számla programja Star, Standard és Professional csomagban érhető el. Az alap verzió nettó 15.900 forint egy évre, míg egy webáruház minden igényét kielégítő profi csomag díja nettó 79.900 forint.

OVIP

Modulárisan bővíthető, felhő alapú, komplex szolgáltatásokat kínál az OVIP vállalatirányítási csomagja. Saját terméket előállítók, valamint webáruházzal és fizikai bolttal egyaránt rendelkezők számára kifejezetten kedvező készletkezelési megoldásokat kínál. Amíg az előző vállalkozások moduljai önmagában összetettek, addig az OVIP moduljai kis területeket fednek le, megadva azt a lehetőséget, hogy valóban csak a számunkra fontos funkciókért fizessünk. A modulok havidíjasok, tartalmuktól függően néhány ezer forinttól néhány tízezer forintig terjed áruk.

Innonest Software

Ha szükségünk van készletnyilvántartásra, de amúgy a hátunk közepére sem kívánjuk és nem akarunk vele sokat vesződni, érdemes megnézni a szamlazz.hu partnerének ajánlatát. Az egész felület online, nem kell letölteni vagy telepíteni semmit. Egy mobilról elintézhetjük a legfontosabb menedzsment feladatokat és ugyaninnen ki is küldhetjük számláinkat. Alap webáruházak álma, ráadásul mindez csak havi pár ezer forint. Van több csomag is, de kevés különbség van köztük árban és tartalomban. Igazán profi dolgokra nem a legjobb választás.

GMDH Streamline

Ha a magyar nyelv és támogatás nem elsődleges szempont, akkor érdemes megfontolni a Streamline használatát. A Streamline a világ vezető készletkezelő platformja, amihez ingyenesen lehet csatlakozni. Széleskörű integrációs lehetőségekkel rendelkezik, beállítása és kezelése felhasználóbarát. Az alapvető funkciók ingyenesen elérhetőek.

A Streamline magát ellátás lánc tervezési platformnak definiálja, ami jól mutatja fókuszterületét. Azoknak ajánlott, akik valóban bonyolultabb készletkezelési feladatokat szeretnének egyszerűen kezelni és a rendelkezésre álló adatokból hasznos döntéstámogató információkat kinyerni. A platform erőssége, hogy előrejelző algoritmusok és profi adatelemzések használatával segítse a készletgazdálkodást. Ha arra keresünk jó megoldást, hogy egy magyar ÁFÁ-s számlát ugyanott tudjunk kiállítani, mint ahol látjuk termékkészletünket, arra nem ez a program való.