BoxyE-kereskedőként számos buktatója lehet a könyvelővel való kapcsolatnak. Ezek elkerülhetők, ha figyelsz az alábbiakra a könyvelőiroda kiválasztásánál.
Izgalmas és kihívásokat tartogató feladat egy e-kereskedelmi vállalkozás elindítása. Ám ahhoz, hogy a cég pénzügyei rendben legyenek elengedhetetlen a profi könyvelő. Az alábbiakban bemutatjuk, milyen szempontokat érdemes figyelembe venned a megfelelő szakember kiválasztásakor.
Mit csinál egy könyvelő?
A teljesség igénye nélkül: többek közt a kimenő és bejövő számlákat, valamint a bankszámlakivonato(ka)t könyveli; figyeli az adófolyószámládat, elkészíti a bevallásokat; elvégzi a kötelező adatszolgáltatásokat.
Ha vannak alkalmazottaid a webáruházadban, akkor a bérüket is a könyvelő bérszámfejti. Ezen felül folyamatosan tájékoztat téged a vállalkozásod adó- és pénzügyeiről, illetve az aktuális az adóváltozásokról, különböző határidőkről, fizetési kötelezettségeidről, és bekéri tőled a munkájához szükséges dokumentumokat.
Szakértelem és tapasztalat
Az e-commerce specializáció elengedhetetlen a könyvelő vagy könyvelőiroda kiválasztásakor. Mindenképpen olyan könyvelőt válassz, aki már dolgozott webshopokkal, vagy kifejezetten e-kereskedelemre szakosodott. Itt ugyanis nem csupán az általános céges könyvelési tudásra van szükség.
Nem csak az online értékesítés speciális pénzügyi és adózási szabályait, valamint eszközeit kell ismernie (Sumup terminál, Simplepay és a többi), hanem tisztában kell lennie a vállalkozásodat érintő tevékenységekkel is (mint amilyen mondjuk a csomagolás és a hulladékkezelés vagy a dropshippingre vonatkozó adózás).
Mindenképpen leinformálható könyvelőirodát keress: amelyik az online felületein magáról és a tevékenységéről is kommunikál, és amelyikről tájékozódni tudsz másoktól. Ellenőrizd a nyilvános céges adatokat és ha van, a cég értékeléseit, például Google My Business-ben.
Kérj be árajánlatot a vállalkozásod paraméterei alapján (tevékenységi köröd, a vállalkozásod mérete, nagyjából mennyi számlát állítanál ki egy hónapban és mekkora költséged lesz, milyen készletkezelő és más rendszereket, nyilvántartásokat vezetsz stb.) Kérj referenciát korábbi ügyfelektől. Az árajánlat azért kell, hogy később ne szembesülj váratlan, rejtett költségekkel.
A könyvelőiroda szolgáltatási köre
Bár nem feltétele a jó könyvelőirodának, nem árt, ha adótanácsadással és pénzügyi tervezéssel is foglalkoznak.
Ha az üzleti terved alapján tudod, hogy mekkora növekedés várható a webshopodban, és nem kisvállalkozást tartasz fenn, érdemesebb komplex szolgáltatási kört nyújtó és könyvelési tevékenységet is végző adószakértő irodával szerződni.
Legyen az iroda up-to-date
A folyamatosan változó e-kereskedelemi környezet miatt fontos, hogy a könyvelő korszerű online alkalmazásokkal és szoftverekkel dolgozzon, és integrálni tudja azokat a webshopod rendszerével. Ez jelentősen megkönnyíti a pénzügyi adatok kezelését és nyomon követését.
Lényeges pont a megbízhatóság és kommunikáció
Elengedhetetlen a viszonylag gyors reakcióidő, és az, hogy a könyvelő munkaidőben elérhető legyen, amikor szükséged van a segítségére. Reagáljon és válaszoljon a kérdéseidre az előre egyeztetett kommunikációs csatornákon.
Fontos, hogy a könyvelő érthetően és közérthetően tudjon kommunikálni, és képes legyen világosan elmagyarázni a pénzügyi helyzetet és a szükséges teendőket. Ezt előre tesztelheted azzal, ha még a keresési szakaszban írsz könyvelőirodáknak, felhívod őket és konkrét helyzetet vázolsz nekik.
Szerződés és felelősségbiztosítás
Olyan könyvelőirodával érdemes dolgoztatni, amelyiknél alapvető a szerződéskötés és a felelősségbiztosítás. Előbbi azért lényeges, hogy mindkét felet védje, illetve te igazolni tudd, hogy valóban megbíztad az adó- és pénzügyeid kezelésével a könyvelőt. Utóbbi pedig azért, mert a könyvelési munkában a legnagyobb elővigyázatosság ellenére is előfordulhatnak tévedések. Ilyen esetben fontos, hogy a könyvelőiroda anyagilag is vállalja a felelősséget az ügyfeleiért, erre való a kockázati felelősségbiztosítás.
Ha egy könyvelőiroda elutasítja a szerződéskötést és a biztosítást, az figyelmeztető jel lehet.
Egy kezdő e-kereskedelmi vállalkozás számára a megfelelő könyvelő kiválasztása kulcsfontosságú döntés. A fent említett szempontok figyelembevételével azonban biztosíthatod, hogy a pénzügyeid megfelelő kezekben lesznek. Ráadásul a profi könyvelő nem csak az adminisztratív terheket veszi le a válladról, hanem értékes tanácsokkal is segítheti üzleted működtetését. Így te már a webshopod és a szolgáltatásaid fejlesztésére koncentrálhatsz.
