Üzleti terv készítése webshop tulajdonosoknak

Az üzleti terv készítése a hatékony tervezés és cselekvés alapja. Az itt befektetett idő busásan megtérül, hiszen a terv írása alatt működésünk minden elemét végig kell gondolnunk és elemeznünk. Az üzleti terv mutatja meg, mennyire életképes ötletünk és mi szükséges ahhoz, hogy sikerre is vigyük azt. Az alábbiakban bemutatjuk, a dokumentum egyes fejezeteit és azok céljait, ami alapján magunk is nekifoghatunk saját üzleti tervünk kidolgozásához.

Mi az az üzleti terv?

Az üzleti terv egy olyan dokumentum, ami bemutatja a vállalkozás céljait és azok eléréséhez megtenni szükséges konkrét lépéseket. Ismerteti a cég felépítését és lehetőségeit.

Az üzleti tervben lehetnek távlati célok, de a részletes koncepció jellemzően egy évre szól. Az üzleti terv magában foglalja a stratégiát, az operatív lépéseket és a pénzügyi tervezést is.

Ugyan a vállalkozások üzleti tervének tartalma és hossza rendkívül sokféle lehet, célja és felépítése egy multinacionális vállalatnál és egy kisvállalkozásnál is azonos. Ebből is látszik, hogy az üzleti terv célja azon összefüggések tisztázása, ami a piac minden szereplője számára fontos, függetlenül aktuális méretétől.

Mi a különbség az üzleti terv és az üzleti modell között?

Az üzleti modell azokat az alapvetéseket tisztázza, hogy mit szeretne a vállalkozás csinálni a piacon. Ki lesz a célcsoportja, milyen szolgáltatást fog számukra nyújtani és azt milyen formában képzeli el. Például az üzleti modell része, hogy webáruházban szeretnénk babakocsikat forgalmazni, B2C modellben. Ezt másodállásban tennénk, kiszervezett logisztikával és heti X óra időráfordítás mellett Y profitra számítunk.

Az üzleti terv ennél jóval részletesebb és konkrétabb. Az általános megállapításokból levezeti a megtenni szükséges lépéseket is.

A fenti példánál maradva az üzleti tervben már szerepel a babakocsi-piac rövid elemzése, a webáruház elnevezése, marketing terve, a forgalmazni kívánt termékek adatai, a beszerzéshez szükséges partnerek, a várható pénzügyi kiadások és bevételek terve és a logisztikai partnerrel kötött megállapodás.

Egy pontos számítás arról, hogy Y profit eléréséhez mekkora forgalmat kell lebonyolítani, az hány óra munkával lehetséges, milyen eszközök szükségesek hozzá és milyen marketing lépéseket kell tennünk ahhoz, hogy reálisan bekövetkezzen ez a forgatókönyv. Mi az ami ehhez adott és milyen beruházást kell még végrehajtani, hogy Y elérése megvalósulhasson. Az üzleti tervben szerepel az is, hogy miként ütemezzük ezen beruházásokat és miből valósítjuk meg őket.

Mi a különbség az üzleti terv és a pénzügyi terv között?

A két kifejezést gyakran keverik, pedig nem azonos fogalmat takarnak. Az üzleti terv bővebb jelentésű, magában foglal nem pénzügyi jellegű elemzéseket, operatív feladatokat is. A pénzügyi terv általában olyan dokumentum, ami önmagában is értelmezhető, de egyben az üzleti terv fontos része, annak egyik fejezete. A pénzügyi terv tartalmára később még kitérünk.

Miért van szükséges egy webshopnak üzleti tervre?

Az üzleti terv egy webáruháznak éppoly fontos, mint bármely más vállalkozásnak. A következő bekezdésben részletesebben is kifejtjük ezt, de az üzleti terv nem csak külső szereplőknek szól, hanem munkatársainknak, illetve a tervet készítő vezetőnek is. Ha egyéni vállalkozóként üzemeltetünk webáruházat, akkor az üzleti terv célja a kritikus, tényalapú gondolkodás segítése. Nézzük meg röviden mire jó egy üzleti terv.

Az üzleti terv rávilágít a fontos összefüggésekre és az esetleges logikai buktatókra. Konkrét számokkal dolgozik, az üzleti tervben szereplő számítások mindenkit szembesítenek a tényekkel. Megmutatja a valós kockázatokat, elemzi piaci helyzetünket. Kijelöli a belátható időn belül elérendő célokat és az ahhoz megtenni szükséges lépéseket.

Az üzleti terv alátámasztott, igazolt adatokat szolgáltat, amit a tervet olvasó fel tud használni. Később látni fogjuk, az olvasó lehet egy munkatárs éppúgy, mint egy partner vagy befektető. A belső használatra készülő üzleti tervek egyik legfontosabb értéke, hogy összehangolja a társaságon belüli kommunikációt és közös alapot nyújt a munkatársaknak: meghatározza a vállalat prioritásait, megmutatja, hogy kinek mi a szerepe a végső cél elérésében.

Az üzleti terv visszaigazolást is nyújt arra nézve, hogy megfelelő irányba halad-e vállalkozásunk. Ehhez az szükséges, hogy időről időre visszaolvassuk korábbi terveinket. Nem a vállalkozás van a tervért, hanem fordítva, ha szükséges változtassunk, de a változtatás szükségességét és okait elemezzük ki.

Kinek szól az üzleti terv?

Az üzleti terv szerkezetére ugyan nem, de tartalmára és hangsúlyaira hatással lehet, hogy kinek készült. A legtöbb üzleti terv belső használatra készül azon célokkal és okokkal, amiket korábban már említettünk. Itt is megkülönböztetünk azonban két eltérő célcsoportot.

Az üzleti tervek többsége a vállalat minden munkavállalójának szól. A legtöbben csak a vezetői összefoglalót fogják elolvasni, de a terv többi része is fontos, mert iránymutatást adhat néhány konkrét döntés meghozatalában. A belső használatra készülő üzleti tervek tehát nem a fióknak, hanem gyakorlati használatra íródnak. Akkor jó az üzleti terv, ha abból kiindulva egy munkatársunk helyes döntésre jut a munkája során felmerülő kérdést illetően.

A belső használatra készülő üzleti tervek másik csoportja kifejezetten a cégvezetőnek szól, annak a személynek, aki a dokumentumot készíti. Az üzleti terv készítés, az irányított tervezés, az írás maga olyan gondolkodást tesz lehetővé, ami jobban rávilágít összefüggésekre, problémákra vagy éppen lehetőségekre. Az üzleti terv később saját tevékenységünk ellenőrzését is szolgálhatja.

Az üzleti tervek készülhetnek külső célközönségnek is. Az ilyen üzleti tervek lehetőséget adnak arra, hogy együttműködő partnereink jobban megismerhessék cégünket, megértsék céljainkat és működésünket, valamint bizalmat építsenek ki a felek között. Az üzleti terv megalapozhat tőkebevonást is, így azt befektető, hitelező pénzintézet vagy éppen egy pályázat kiírója elemezheti.

Mikor fontos az üzleti terv elkészítése?

Egy vállalkozás üzleti terve optimális esetben előbb elkészül, mint maga a vállalkozás. Az üzleti terv egyik lényeg éppen az, hogy rávilágítson arra, hogy eredeti ötletünk kiállja-e legalább az elméleti megvalósítás próbáját. Könnyen elképzelhető, hogy a piac elemzésénél, a pénzügyi tervezésnél vagy az operatív működés végiggondolása alatt olyan problémába ütközünk, amit nem tudunk hatékonyan megoldani. Ezt ne kudarcként éljük meg, hanem sikerként: az üzleti terv elkészítésével rengeteg időt, energiát és anyagi forrást spóroltunk meg, amit nem költöttünk el egy várhatóan kudarcos projektre.

Működő vállalkozások esetében legalább évente érdemes felülvizsgálni korábbi tervünket és új üzleti tervet készítenünk. Új termékek és szolgáltatások bevezetése, új piacokra való belépés, vagy szervezeti átalakítás előtt kiemelkedő jelentősége lehet a tervnek.

Az üzleti terv felépítése: mik az üzleti terv részei?

Az üzleti terv hossza és konkrét tartalma függ a vállalkozás portfóliójától és méretétől.

A tartalom tehát változik, de a forma kötött, az alábbi pontok gyakorlatilag minden üzleti tervben szerepelnek.

Ez egyben tanács is: ha üzleti tervünk külső célközönségnek (pályázat, bank, befektető, partnerek) készül, és úgy érezzük, hogy valamelyik pont nem releváns (a szervezeti felépítés egy kis cég esetén ilyen lehet), akkor se hagyjuk ki a tervből, hanem röviden, akár egyetlen mondatban írjuk le a tényállást.

Ne változtassunk az üzleti terv szerkezetén sem, érdemes az itt megadott sorrendet követni. Ugyan a vezetői összefoglaló jelenti az üzleti terv első bekezdését, ezt írjuk meg utoljára. A legtöbb üzleti terv 15-30 oldalas, ennél hosszabb tervet csak igazán nagy társaságok készítenek.

A terv készítésénél legyünk precízek, de ügyeljünk a közérthetőségre. Ne feledjük, az egyes fejezeteket olyanoknak is szánjuk, akik teljesen más szakterületen dolgoznak. Üzleti titkokat ne írjunk le a tervben, hiszen azok széles felhasználhatósága miatt olyanokhoz is elkerülhetnek, akik azt elennünk használják fel.

Az üzleti terv egyes elemei gyakran önmagukban is kezelhető dokumentumok (pénzügyi terv, marketing terv), de törekedjünk arra, hogy ne egymáshoz nem kapcsolódó összefűzött dokumentumok együttese adja a tervet. A jó üzleti terv fejezetei épülnek egymásra, hivatkoznak egymásra, egységes és teljes képet mutatnak a vállalkozásról.

Az üzleti terv készítésének értelme jelentősen csökken, ha kiszervezzük azt. Az üzleti tervet a cégvezető írja (vagy minimum ő koordinálja és hagyja jóvá). Nagyobb vállalatok esetén ebbe a munkába bekapcsolódnak a különböző részlegek vezetői is, míg kisebb és ilyen téren gyakorlatlanabb vállalatoknál a külső szakértő bevonása is általános. A külső szakértő bevonása ajánlott, ha pályázathoz, banki hitelhez készítünk üzleti tervet és nem vagyunk biztosak abban, hogy a megfelelő adatokat és információkat szerepeltetjük a dokumentumban.

Vezetői összefoglaló

Az üzleti tervet a vezetői összefoglaló nyitja, ami sosem hosszabb egy oldalnál. Minden esetben a vezető készíti a teljes terv megírásának lezárultakor. A vezetői összefoglaló bemutatja a cég filozófiáját és legfontosabb célkitűzéseit, a működési struktúrát, az erőforrásokat és a vállalkozásban lévő potenciált. A vezetői összefoglaló röviden kitér a piac elemzésére, arra fókuszálva, hogy ott milyen eredményeket és részesedést tud felmutatni a vállalkozás. Ír a cég hírnevéről.

A vezetői összefoglaló ír a legfontosabb termékekről és szolgáltatásokról, azok előnyeiről, erősségeiről és célcsoportjáról. Ha az üzleti terv frissítésének oka egy új termék vagy szolgáltatás bevezetése, akkor ezzel kapcsolatban is rögzíti a várakozásokat.

A vállalkozás bemutatása

Rövid és tömör, sok adatot tartalmazó fejezet. Jellemzően itt kerül bemutatásra a cég alapítása, történetének legfontosabb mérföldkövei. Leírásra kerülnek legfontosabb adatai: bejegyzett székhely, telephelyek, cég méretei, tulajdonosi struktúrája, gazdasági formája, adózási formája, tevékenységi körei.

A vállalat bemutatásán túl a tevékenységek vagy legfontosabb termékek és szolgáltatások részletes leírását is tartalmazza a fejezet. Egy általános webáruház esetén nyilván nem kell az összes általunk forgalmazott kávéfőzőt bemutatni, de az lényeges, hogy webáruházunk milyen termékkategóriákkal rendelkezik és melyek a legfontosabbak. Egy egytermékes webáruháznál viszont fontos, hogy bemutatásra kerüljön az adott termék, aminek kereskedelmére alapítottuk a webshopot.

A vezetői összefoglaló és a vállalkozás bemutatása fejezetek fontossága nagymértékben függ attól, hogy a dokumentum kinek készül. Ha külső szereplőknek, akkor ez a két fejezet a legfontosabb, dönt arról, hogy egyáltalán érdemesnek tartják-e a terv többi részének elolvasását. Ha magunknak írjuk, akkor akár teljesen el is hagyhatóak ezek a fejezetek. Belső használat esetén a vezetői összefoglaló fontossága jelentős, mert a legtöbben csak ezt olvassák el, míg a céget azért többé-kevésbé ismerik a dolgozói.

Iparági helyzet

Fontos fejezet, hiszen elhelyez minket a piacon és feltárja valós lehetőségeinket. Kiemelkedő jelentősége van, ha az üzleti tervet magunknak írjuk, de a reális kép vázolása bizalmat kelthet befektetőkben is. Ideális esetben ez a leghosszabb fejezet az üzleti tervben.

A piackutatás és a versenytársak felmérése és részletes elemzése nagy mértékben alátámaszthatja a későbbi fejezetek állításait. Törekedjünk arra, hogy ne csak általános megállapításokat, fő trendeket érintsünk, hanem minél több konkrét és alátámasztható állítást fogalmazzunk meg.

Szervezeti felépítés

A vállalati hierarchia és struktúra tényszerű bemutatása, amit érdemes ábrával is szemléltetni. Itt szükséges megemlíteni a humán erőforrás menedzsment releváns kérdéseit is. Ilyen lehet a toborzás menete, a belső képzések rendszere és a vállalaton belüli előrelépés lehetőségei.

Működési terv

A működési terv jellemzően egy hosszabb fejezet. Részletesen bemutatja a jelenlegi működést: hogyan zajlik a termelés; mi a szolgáltatás folyamata; milyen részlegek működnek a vállalatnál, azoknak mik a feladatai és céljai; milyen kapacitásokkal és erőforrásokkal rendelkezünk. Ha új metódusokat kezdünk követni, például szervezeti átalakulás, átszervezés, bővülés vagy új termék bevezetése miatt, akkor kitér arra, miként változik és hogyan lesz hatékonyabb a működésünk ezután.

Fontos, hogy az összkép logikus legyen, az olvasó a teljes működési folyamatot megérthesse. Bármelyik dolgozó – függetlenül attól, hogy a működés melyik szintjén van szerepe – láthassa azt, hogy munkája hogyan járul hozzá a kitűzött cél eléréséhez, ezáltal saját feladatait is megfelelően priorizálhassa.

Marketing terv

A marketing és a pénzügyi terv fejezetek általában kevésbé olvasmányosak, ám kimagaslóan fontosak. A piaci helyzet megvizsgálása után látjuk működésünk tervét, de ebben a két fejezetben dől el az, hogy mindez valóban működőképes-e, életképes-e. Ez a két fejezet akkor jó, ha minél tényszerűbb, minél több alátámasztott és mérhető adatot tartalmaz. Még gyakorlatiasabban fogalmazva: a működési terv alapján látjuk, hogy le tudjuk-e gyártani a terméket, a marketing tervben megvizsgáljuk, hogy el fogjuk tudni-e adni, míg a pénzügyi tervben kiderül, hogy mindez megéri-e.

A marketing terv egyike azon fejezeteknek, amik önálló dokumentumként is megállhatják a helyüket. A legfontosabb marketing kommunikációs eszközeinket, elveinket és céljainkat is megjelenítjük, de a fejezet leglényegesebb részét a buyer personak alkotják. Gyakorlatilag meghatározzuk és megszemélyesítjük célközönségünket, akik kiszolgálására vállalkoztunk, és akik problémáinak megoldására kell törekednie minden alkalmazottunknak.

Pénzügyi terv

A pénzügyi terv nyers és tömör. Meghatározza, hogy céljaink eléréséhez mennyi bevételre van szükségünk és működésünk mennyi kiadást eredményez. A kiadás oldalnál figyelembe kell venni a munkaerő költségeit, az alapanyagokat, az amortizációt, a logisztikai és irodai költségeket, a gyártási költségeket, a marketing kiadásait és az adókat. A befektetett idő is fontos tényező. A másik oldalon fog állni várható bevételünk és az abból az előbbiek levonása után származó profit. A pénzügyi tervben kell foglalkozni a tervezett beruházásokkal és azok megtérülésével is.

Mellékletek

A fenti pontok alátámasztását szolgáló kiegészítő dokumentumok. Ilyenek lehetnek a technológiai leírások, táblázatok, statisztikai adatok forrásai. A mellékleteket nem mi írjuk, ezek olyan más által készített dokumentumok, amik tartalmát felhasználtuk és hivatkozási alapnak tekintettünk az üzleti terv készítésekor.

Üzleti terv minta

Már említettük, hogy az üzleti terv készítését lehetőleg ne szervezzük ki, mert azzal sok lényeges eleme rögtön elveszik. Ugyanakkor érdemes sablonokat, mintákat használnunk, amik tartalmazzák mindazon kérdéseket, amikre egy üzleti tervben választ kell találnunk. Ilyen üzleti terv minta az internetről több helyről is beszerezhető.