Fuvarszervező: mit kell tudni róla?

Ki a fuvarszervező? Hogyan hat munkájára a digitális transzformáció?

A fuvarszervező a szállítás gyakorlati megszervezéséért felelős személy. Tudása és döntései alapvetően határozzák meg az ellátási lánc hatékonyságát. A logisztikai folyamatok ügymenetei a digitalizáció térnyerésével jelentősen átalakulnak, ez alól a fuvarszervező tevékenysége sem jelenthet kivételt. Megnézzük, mivel foglalkozik egy fuvarszervező és hogyan alakítja munkáját a digitális transzformáció.

Mi a fuvarszervező feladata?

A fuvarszervező általában szállítmányozó vagy logisztikai vállalkozások alkalmazottja, akinek a termékek fizikai szállításának megszervezése és a szállításhoz szükséges feltételek megteremtése a feladata.

Jelentős háttértudással bír a rendelkezésre álló lehetőségek, eszközök és útvonalak tekintetében.

A fuvarszervező munkája során gyakran nemzetközi cégekkel áll kapcsolatban, így idegen nyelven szükséges magabiztosan kommunikálnia.

A gyakorlatban a fuvarszervező koordinálja a nemzetközi áruforgalmat, megszervezi, ellenőrzi és nyomon követi a szállításokat. Kapcsolatot tart a megbízókkal, ügyfelekkel, hatóságokkal és a fuvarozóval egyaránt. Ellenőrzi és rendezi a fuvarokmányokat és más a szállításhoz kapcsolódó dokumentumokat, elszámolásokat készít és vezeti a szükséges nyilvántartásokat.

A fuvarszervező sokrétű, változatos, folyamatos mérlegelést és döntéseket igénylő, döntően elméleti munkát végző alkalmazott. Ugyan a munka jelentős része adminisztratív, mégis a kommunikációs készség döntő jelentőségű a hatékony fuvarszervezés során. Az elvárások és határidők betartása és betartatása miatt sokszor stresszes munkakör a fuvarszervezőé.

Miben különbözik a fuvarszervező a szállítmányozótól és a logisztikustól?

A fuvarszervező, a szállítmányozó és a logisztikus megnevezéseket gyakran szinonimaként használják és valóban hasonló jelentéssel bírnak. A munkaköröket gyakran ugyanazok az emberek látják el egy cégen belül, így az elméleti határok sokszor teljesen elmosódnak. Megpróbálunk rendet tenni a fogalmak között, de a munka valós világában akár cégenként eltérhetnek a fogalmak értelmezései.

A fenti fogalmak közül a logisztikus feladatai a legtágabbak, gyakorlatilag minden beletartozik munkakörébe, ami a vállalaton belül hozzájárul ahhoz, hogy a termékek a megfelelő mennyiségben és minőségben, idő- és költséghatékony módon rendelkezésre álljanak a megjelölt helyszínen. A logisztikus a munka megszervezéséért felel, de ehhez elengedhetetlen a technológiai háttér és a vállalati célok alapos ismerete. Nagyobb vállalatoknál a fuvarszervező a logisztikus koordinációja mellett dolgozik, az ő utasításait követi, illetve felé tartozik elszámolással.

Érdemes megismerkednünk a fuvarozó fogalmával is. A fuvarozó felel a szállítás fizikai teljesítéséért, ő az, aki a gyakorlatban megvalósítja a termékek mozgatását. A fuvarozó tehát nem felelős a teljes logisztikai folyamatért, csak rá bízott szegmenséért: adott termék A-ból B-be szállításáért. A fuvarszervező és a szállítmányozó az ő munkáját szervezi és ellenőrzi.

Van-e különbség a fuvarszervező és a szállítmányozó között? A gyakorlatban sok esetben nincs, a legtöbbször azonos tartalommal bíró munkakört fednek az elnevezések. Ha mindkét munkakör létezik adott vállalkozáson belül, akkor általában tevékenységük fókuszában van különbség.

A fuvarszervezők a szállítások időzítését, az útvonal és a sofőrök kiválasztását végzik és ők állnak kapcsolatban a partnerekkel. Elvégzik az adott szállításhoz szükséges adminisztrációt.

A szállítmányozók a szállítási módokat és eszközöket határozzák meg figyelembe véve a technológiai és pénzügyi elvárásokat. Biztosítják a szállítás jogi és adminisztratív feltételeit és elemzik a lehetséges alternatívákat. A fuvarszervező valamivel gyakorlatiasabb megközelítésre utal, de a két munkakör jellemzően nem válik szét élesen, vagy akár vállalatonként eltér, hogy melyik részfeladat kihez tartozik.

Miért fontos a megfelelő fuvarszervező kiválasztása, ha webshopunk van?

Fuvarszervezőre az ellátási lánc két eleménél lehet szükségünk. Az egyik a beszerzés, a másik a megrendelés teljesítése. Kezdjük utóbbival, mert az az egyszerűbb. A már tulajdonunkban lévő termékkészlet kezelését, raktározását, nyilvántartását, rendelések alapján történő komissiózását, csomagolását és vásárlóhoz szállítását jellemzően a webáruházi logisztikával foglalkozó fulfillment szolgáltatók elvégzik. Itt tehát webáruház üzemeltetőként nincsen szükségünk külön fuvarszervezőre, azt a fulfillment cég megoldja.

A beszerzés viszont nem a fulfillment része, a termékeket el kell juttatni a gyártótól vagy nagykereskedőtől saját raktárunkba vagy fulfillment partnerünk logisztikai központjába. Ha a gyártó nem vállalja – vagy ajánlata nem elég megbízható – a termék szállítását raktárunkba, akkor arról nekünk kell gondoskodnunk. Itt lesz tehát szükségünk fuvarszervezőre.

Ha a terméket nevünkben eljáró fuvarszervező átveszi a gyártótól, akkor az onnantól a mi tulajdonunkba kerül, akkor is, ha nem jut el központunkba. Ezzel össze is foglaltuk miért fontos a megfelelő fuvarszervező kiválasztása: azért, hogy meghatározott idő és költségszint mellett minőségi veszteség nélkül jusson el termékünk raktárunkba, ahonnan azt értékesíteni tudjuk.

Mire kell figyelni a fuvarszervező kiválasztása során?

Fuvarszervezőre jellemzően akkor van szükségünk, amikor termékünk gyártója a földrajzi térben is távol helyezkedik el tőlünk. Általában nem a Nyíregyházáról Budapestre történő szállítás során van szükségünk munkájukra, hanem akkor, ha Brazíliából, Kínából vagy más távoli helyszínről kell beszereznünk termékünket.

Tapasztalat

Emiatt az egyik legfontosabb szempont a fuvarszervező tapasztalata. Előny, ha nem a mi termékünk szállítása közben ismerkedik meg a fuvarszervező a szükséges jogi feltételekkel, vámszabályokkal, helyi szokásokkal, mert ennek rendszerint mi isszuk meg a levét. Olyan fuvarszervezőt válasszunk, aki a helyszín és a termék jellege alapján is tapasztalatokkal rendelkezik és ezt referenciákkal tudja alátámasztani.

Kommunikációs készségek

A fuvarszervezőnek egyértelmű és tiszta kommunikációt kell folytatnia és biztosítania szükséges termékünk folyamatos nyomon követhetőségét.

Természetes, hogy akadhatnak nehézségek, nem várt események, ezek megoldásában rugalmasságra és partneri viszonyra van szükség a felek között, ennek alapja az őszinte kommunikációra épülő bizalom.

Pontosság

A fuvarszervezőnek minden tekintetben pontosnak kell lennie és garantálnia kell termékünk biztonságát a szállítás közben.

Idő, ár

Szintén fontos szempont az idő és az ár. Stratégiai döntés kérdése, hogy ezek milyen módon fontosak számunkra, de az igényeinknek megfelelő fuvarszervező kiválasztásánál biztosan szempontként fog felmerülni mindkettő.

Hogyan hat a fuvarszervező munkájára a digitális transzformáció?

Digitális transzformációnak azt a folyamatot nevezzük, ami során a digitális technológia egyre több területen kerül bevezetésre és alkalmazásra. Egy webáruház léte már önmagában a digitális transzformáció eredménye, így ezen a példán megérthetjük mekkora változásokat okozhat más szakterületeken is az átállás. Pont akkorát, mint ha a sarki kisboltunkat szerveznénk át webáruházzá: teljesen más munkafolyamatok, lehetőségek, szemlélet, prioritások kerülnek előtérbe.

A digitalizáció általános elterjedése és a különféle rendszerek összekapcsolása alapvetően változtatja, változtatta meg a fuvarszervezők munkáját is.

A GPS technológia általánossá válása lehetővé teszi a szállítmányok folyamatos követését. Segít az útvonalak optimalizálásában, a költségek csökkentésében, megteremti a szállítás közbeni változtatások, finomhangolások lehetőségét. A szállítással kapcsolatban rendelkezésre álló adatok elemzése jelentős mértékben könnyíti a döntéshozatalt.

Az online platformok használata megkönnyíti és egyértelműsíti a kommunikációt a felek között. Az automatizált folyamatok nagy mértékben gyorsítják és kiszámíthatóbbá teszik a fuvarszervezők munkáját. A digitalizáció messze nem teljesedett még ki, elég ha csak az önvezető járművek, szállító drónok vagy robotizált rakodók jövőbeni fejlődésére gondolunk.